فروش پیش از ثبت نیاز؛ چطور قبل از انتشار استعلام، تأمین‌کننده‌ی اول سازمان شوید
نوشته‌ی دانیال قصابی، از تیم تولید محتوای ستادیارپاسخ کوتاه
بسیاری از استعلام‌ها و مناقصه‌ها پیش از ثبت در سامانه ستاد شکل می‌گیرند: سازمان با مسئله‌ای روبه‌روست و کارشناس خرید باید آن را به یک درخواست خرید یا اسناد مناقصه تبدیل کند، در حالی که ممکن است در آن حوزه به اندازه‌ی فعالان همان صنعت تخصص نداشته باشد. پیمانکار، فروشنده یا مهندس مشاوری که در این مرحله با راهنمایی فنی و راهکار عملی کمک کند، درخواست را بهتر می‌شناسد، اعتماد خریدار را جلب می‌کند و شانس بیشتری برای برنده شدن دارد. در پروژه‌های بعدی نیز سازمان پیش از ثبت درخواست با او مشورت می‌کند.
بیشتر فروشندگان رقابت را از زمان انتشار آگهی در ستاد آغاز می‌کنند. اما در بسیاری از پروژه‌ها، تا آن زمان بخش مهمی از تصمیم‌گیری انجام شده است. فروشنده‌ای که پیش از ثبت درخواست در کنار کارشناس خرید بوده، هم مشخصات را بهتر درک می‌کند و هم برای خریدار نامی آشناست، نه یکی از ده‌ها پاسخ.
بر اساس تجربه‌ی ما، یکی از مهم‌ترین دلایل برنده نشدن در استعلام و مناقصه این است که سازمان خریدار با برند و کالای شما آشنا نیست. فروش پیش از ثبت نیاز، مؤثرترین راه ایجاد این آشنایی است. ۷ دلیل برنده نشدن در استعلام.
درخواست خرید پیش از ستاد شکل می‌گیرد
هر استعلام یا مناقصه از یک مسئله آغاز می‌شود: روشنایی یک محوطه کافی نیست، یک دستگاه از کار افتاده یا یک ساختمان به تأسیسات جدید نیاز دارد. فردی در سازمان باید این مسئله را به یک درخواست خرید با مشخصات، تعداد و برآورد تبدیل کند. این فرد معمولاً همان کارشناس خرید یا مسئول سامانه است که بعدها درخواست را در ستاد ثبت می‌کند.
کارشناس خرید همیشه متخصص حوزه‌ی شما نیست
کارشناس خریدی که امروز درخواست خرید چراغ را تهیه می‌کند، ممکن است فردا پمپ آب و روز بعد تجهیزات آزمایشگاهی خریداری کند. طبیعی است که در هر حوزه به اندازه‌ی فعالان همان صنعت تخصص نداشته باشد. در این مرحله، فروشنده‌ی متخصص می‌تواند کمک مؤثری کند: درخواست را دقیق تعریف کند، تعداد و مشخصات را اصلاح کند و هزینه‌ی پروژه را منطقی کند.
مثال فرضی: روشنایی معابر یک دهیاری
فرض کنید تأمین‌کننده‌ی تجهیزات روشنایی هستید و یک دهیاری قصد دارد معابر روستا را روشن کند. برآورد اولیه‌ی دهیاری از تعداد چراغ‌ها بر اساس تخمین انجام شده است.
شما پیش از ثبت درخواست، با دهیار یا کارشناس خرید تماس می‌گیرید و پیشنهاد می‌کنید طراحی روشنایی با نرم‌افزارهای تخصصی، مانند دیالوکس (DIALux)، انجام شود. نتیجه‌ی طراحی نشان می‌دهد با چیدمان مناسب، تعداد کمتری چراغ برای تأمین روشنایی لازم کافی است و هزینه‌ی پروژه برای دهیاری کاهش می‌یابد.
نتیجه‌ی این همکاری:
- دهیاری درخواستی ثبت می‌کند که با نیاز واقعی آن مطابقت دارد و هزینه‌ی کمتری دارد.
- شما مشخصات درخواست را دقیق می‌شناسید و پیشنهاد فنی شما کاملاً منطبق است.
- از دید خریدار، شما تأمین‌کننده‌ای هستید که به جای فروش بیشتر، به صرفه‌جویی سازمان کمک کرده است و طبیعی است که در فهرست تأمین‌کنندگان در اولویت بالاتری قرار بگیرید.
- در پروژه‌های بعدی، سازمان پیش از ثبت درخواست خرید با شما مشورت می‌کند.
چه کسانی می‌توانند این نقش را ایفا کنند؟
- پیمانکاران: با بازدید از محل و برآورد اجرایی.
- فروشندگان و تأمین‌کنندگان: با معرفی راهکار، مشخصات فنی، نمونه و مقایسه‌ی گزینه‌ها.
- مهندسان مشاور: با طراحی و تهیه‌ی مشخصات فنی برای درخواست خرید یا اسناد مناقصه.
کدام سازمان‌ها برای مشاوره‌ی پیش از ثبت درخواست مناسب‌ترند؟
سازمانی که خود خرید را تعریف می‌کند و تخصص فنی کمتری دارد، استقبال بیشتری از مشاوره می‌کند. این خلاصه از آگهی‌های گردآوری‌شده در بانک اطلاعاتی ستاد تهیه شده است:
| سازمان | معمولاً چه می‌خرد | تصمیم‌گیرنده |
|---|---|---|
| دهیاری‌ها | روشنایی معابر، آسفالت و مصالح، لوله و اتصالات، تجهیزات پارک | دهیار؛ هم مدیر و هم خریدار |
| شهرداری‌ها | روشنایی و مبلمان شهری، ماشین‌آلات، فضای سبز، پروژه‌های عمرانی | کارشناس خرید و کارشناس فنی |
| بیمارستان‌ها و دانشگاه‌های علوم پزشکی | تجهیزات پزشکی، آزمایشگاه، تأسیسات | کارشناس تدارکات و کارشناس فنی |
| شرکت‌های برق، آب و گاز | کابل، ترانس، کنتور، پمپ، شیرآلات | کارشناس فنی و کارشناس خرید |
مثال روشنایی دهیاری که در بالا آمد، دقیقاً مربوط به ردیف نخست این جدول است: با یک تماس، مستقیم با تصمیم‌گیرنده گفت‌وگو می‌کنید.
مراحل شروع
- سازمان‌های هدف را انتخاب کنید. بر سازمان‌هایی تمرکز کنید که به‌طور منظم در حوزه‌ی کاری شما خرید می‌کنند. حدود ۴ هزار سازمان تقریباً هر ماه در ستاد خرید می‌کنند. خریداران ثابت ستاد.
- فرد مناسب را پیدا کنید: کارشناس خرید، کارپرداز یا کارشناس فنی، نه تلفن عمومی سازمان. بانک اطلاعاتی ستاد شماره‌ی همراه رابطین و کارشناسان خرید سازمان‌های فعال در ستاد را به تفکیک استان ارائه می‌کند. اگر بازار شما یک صنعت مشخص است، لیست‌های به تفکیک نوع سازمان، مانند لیست شرکت‌های فولادی و معدنی، همان صنعت را از هر ۳۱ استان یک‌جا در اختیار می‌گذارند. کاربردهای این شماره‌ها.
- به جای ارسال کاتالوگ، کمک مشخصی پیشنهاد دهید. پیشنهاد «طراحی روشنایی محوطه‌ی سازمان شما» اثر بسیار بیشتری از ارسال فهرست قیمت دارد.
- مستندات فنی ارائه دهید: محاسبات، طراحی، مقایسه‌ی گزینه‌ها و سوابق پروژه‌های مشابه.
- ارتباط را حفظ کنید. پس از نخستین همکاری، در مناسبت‌ها و پروژه‌های بعدی در ارتباط بمانید.
نکته‌ی تجربی
هدف از این کار، تعریف دقیق نیاز سازمان است و مشخصاتی که پیشنهاد می‌دهید باید نیاز واقعی کارفرما را برطرف کند. کارشناس خریدی که ببیند شما به صرفه‌ی سازمان او توجه کرده‌اید، در دفعه‌ی بعد خود با شما تماس می‌گیرد.
پس از ثبت درخواست در ستاد
همه‌ی تلاش شما زمانی نتیجه می‌دهد که درخواست را به‌موقع ببینید و به آن پاسخ دهید. درخواستی که روی آن کار کرده‌اید، ممکن است با عنوانی متفاوت از انتظار شما ثبت شود.
به همین دلیل، سازمانی را که با آن همکاری کرده‌اید در یک پروفایل سازمان در ستادیار تعریف کنید تا هر درخواست تازه‌ی آن، با هر عنوانی، به شما نمایش داده شود. پروفایل‌های فیلتر.
ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟
فروش پیش از ثبت نیاز به ارتباط انسانی وابسته است، اما بخش‌هایی از آن با ابزار ساده‌تر می‌شود:
یافتن سازمان‌هایی که به‌طور منظم در حوزه‌ی شما خرید می‌کنند
در ستادیار
هوش بازار فعال‌ترین سازمان‌های خریدار حوزه‌ی شما را نمایش می‌دهد؛ تصویر کلی بازار نیز در داشبورد تحلیل بازار ستاد در دسترس است.
مشاهده‌ی درخواستی که روی آن کار کرده‌اید، با هر عنوانی
در ستادیار
پروفایل سازمان همه‌ی درخواست‌های همان سازمان را هر ۵ دقیقه نمایش می‌دهد.
حفظ ارتباط در طول زمان
در ستادیار
سوابق تماس‌ها، پیشنهادها و یادآوری‌های هر سازمان در صفحه‌ی مدیریت مشتری همان سازمان باقی می‌ماند.
پرسش‌های رایج
آیا تماس با سازمان پیش از ثبت درخواست کار درستی است؟
معرفی توان فنی و کمک به تعریف دقیق نیاز، بخشی عادی از فروش سازمانی است. درخواست در نهایت در ستاد ثبت می‌شود و همه‌ی فروشندگان می‌توانند به آن پاسخ دهند. مزیت شما شناخت دقیق‌تر نیاز و اعتماد خریدار است.
چگونه بدانم کدام سازمان‌ها کالای من را خریداری می‌کنند؟
از سابقه‌ی آگهی‌های آن‌ها در ستاد. تحلیل بازار ستاد و بخش هوش بازار ستادیار فعال‌ترین خریداران هر گروه کالا را نمایش می‌دهند.
آیا این روش برای تأمین‌کنندگان کالاهای ساده نیز مؤثر است؟
هرچه کالا فنی‌تر باشد، اثر مشاوره بیشتر است. برای کالاهای ساده، ارتباط مستمر و پیگیری پس از ارسال پیشنهاد نقش مهم‌تری دارند.
ستادیار را روی کار خودتان امتحان کنید
۱۰ روز دوره‌ی آزمایشی رایگان، با همه‌ی امکانات: بعد از ثبت‌نام خودکار فعال می‌شود و خرید اشتراک لازم ندارد. اولین پروفایل فیلتر را با کلیدواژه‌های کار خودتان بسازید و فرصت‌های امروز ستاد را ببینید.
شماره‌ی کارشناس خرید سازمان‌ها را می‌خواهید؟
در «بانک اطلاعاتی ستاد» فهرست سازمان‌های دولتی فعال در سامانه ستاد را با شماره‌ی همراه رابطین و کارشناسان خرید هر استان می‌گیرید؛ برای معرفی برندتان پیش از انتشار استعلام، پیگیری پیشنهادها و پرسیدن سابقه‌ی پرداخت هر سازمان.
درباره‌ی نویسنده
نوشته‌ی دانیال قصابی، از تیم تولید محتوای ستادیار
مقاله‌های مرتبط
