استعلام بها و مناقصه در سامانه ستاد چه فرقی دارند؟

نخستین پرسش فروشنده‌ای که تازه وارد بازار فروش به دولت می‌شود، معمولاً همین است: «استعلام» و «مناقصه» در جاهای مختلف دیده می‌شوند و مشخص نیست کدام یک برای شرکت او مناسب‌تر است. در این مقاله تفاوت این دو را از دید فروشنده و با عددهای واقعی سامانه ستاد توضیح می‌دهیم.

استعلام بها چیست؟

در استعلام بها، سازمان خریدار درخواست خود را با مشخصات و تعداد در سامانه ثبت می‌کند و از فروشندگان قیمت می‌خواهد. در سامانه ستاد این فرایند در بخش سامانه خرید انجام می‌شود و هر درخواست با یک شماره نیاز مشخص می‌شود. در این بخش اصطلاح‌هایی مانند درخواست خرید، استعلام خرید و استعلام بها به کار می‌رود و فروشندگان از «پاسخ به نیاز» یا «پاسخ به استعلام» سخن می‌گویند.

استعلام‌ها معمولاً برای خریدهای کوچک و متوسط منتشر می‌شوند؛ از چند قلم لوازم مصرفی یک بیمارستان تا قطعات یدکی یک شرکت توزیع برق. تعداد آن‌ها زیاد و مهلت پاسخشان کوتاه است.

مناقصه چیست؟

مناقصه برای خریدهای بزرگ‌تر برگزار می‌شود؛ خریدهایی که مبلغ آن‌ها از سقف معاملات سامانه خرید بالاتر است. این خریدها در بخش سامانه مناقصه و با یک شماره مناقصه منتشر می‌شوند. شرکت‌کننده باید اسناد مناقصه را دریافت یا خریداری کند، مدارک لازم را تهیه کند و پاکات را در مهلت تعیین‌شده ارسال کند. در بیشتر مناقصه‌ها ضمانت‌نامه‌ی شرکت در مناقصه نیز لازم است.

آماده‌سازی پاسخ یک مناقصه چند روز زمان می‌برد: مطالعه‌ی اسناد، تهیه‌ی مدارک فنی و بازرگانی، دریافت ضمانت‌نامه و محاسبه‌ی قیمت. به همین دلیل مهلت مناقصه‌ها طولانی‌تر است.

مقایسه در یک جدول

عددهای این جدول از داده‌های سامانه ستاد در سال ۱۴۰۵ استخراج شده‌اند (آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵). نسخه‌ی تعاملی این داده‌ها در داشبورد تحلیل بازار ستاد در دسترس است:

خرید جزئی و متوسط به چه معناست؟

سقف مبلغ معاملات کوچک، متوسط و بزرگ هر سال به‌صورت رسمی اعلام می‌شود. خریدهای «جزئی» و «متوسط» در سامانه خرید انجام می‌شوند و خریدهای بزرگ‌تر از طریق مناقصه. از آنجا که این سقف‌ها هر سال به‌روز می‌شوند، عدد دقیق را از منبع رسمی همان سال دریافت کنید، نه از مقاله‌های قدیمی.

تفاوت عملی برای فروشنده این است که در خریدهای متوسط معمولاً رقابت جدی‌تر و بررسی پیشنهادها دقیق‌تر است. در داده‌های سال ۱۴۰۵، ۵۷ درصد استعلام‌ها جزئی و ۴۳ درصد متوسط بوده‌اند.

در ستادیار آگهی‌های هر دو سامانه در یک فهرست نمایش داده می‌شوند و هر آگهی با یک کلیک در همان بخش سامانه ستاد باز می‌شود؛ بنابراین نیازی به جست‌وجوی جداگانه در هر سامانه نیست. ورود به آگهی در ستاد با یک کلیک.

مناقصه‌ی یک‌مرحله‌ای و دومرحله‌ای

در مناقصه‌ی دومرحله‌ای، ابتدا پیشنهادهای فنی بررسی می‌شوند و فقط شرکت‌کنندگانی که در ارزیابی فنی پذیرفته شوند، به مرحله‌ی بررسی قیمت می‌رسند. این روش برای خریدهای فنی و پیچیده به کار می‌رود. در داده‌های ما، حدود ۹ درصد مناقصه‌ها دومرحله‌ای بوده‌اند.

با این حال، در استعلام بها و مناقصه‌ی یک‌مرحله‌ای نیز کمیسیون معمولاً ابتدا پیشنهاد فنی را بررسی می‌کند. بنابراین در هر دو سامانه، پیشنهادی که از نظر فنی ضعیف باشد، حتی با قیمت پایین برنده نمی‌شود. راهنمای تهیه‌ی پیشنهاد فنی.

اندازه‌ی مناقصه‌ها

از میان مناقصه‌هایی که مبلغ برآورد داشتند (۸٬۵۲۹ مناقصه):

• حدود ۲۳ درصد کمتر از ۵ میلیارد تومان بودند؛
• حدود ۵۲ درصد ۱۰ میلیارد تومان یا بیشتر بودند؛
• و حدود ۶ درصد بیش از ۱۰۰ میلیارد تومان.

این عددها نشان می‌دهند شرکت در مناقصه‌ها به توان مالی و اجرایی قابل توجهی نیاز دارد؛ به‌ویژه برای تأمین ضمانت‌نامه و تحمل دوره‌ی پرداخت.

تفاوت این دو برای فروشنده

در استعلام بها، حجم و سرعت تعیین‌کننده است. هر روز صدها درخواست تازه منتشر می‌شود و مهلت پاسخ چند روز بیشتر نیست. فروشنده‌ای موفق‌تر است که استعلام مرتبط را زودتر شناسایی کند و پیشنهاد کامل را سریع‌تر آماده کند. مدیریت مهلت‌های ستاد.

در مناقصه، آمادگی تعیین‌کننده است. تعداد مناقصه‌ها کمتر و مبلغ هر کدام بیشتر است. اسناد باید با دقت مطالعه شوند، مدارک کامل باشند و پاکات بدون نقص ارسال شوند. چک‌لیست شرکت در مناقصه.

بیشتر شرکت‌ها از هر دو سامانه استفاده می‌کنند: استعلام‌ها برای فروش مستمر و مناقصه‌ها برای قراردادهای بزرگ‌تر. اگر در آغاز مسیر فروش به دولت هستید، راهنمای شروع فروش به سازمان‌های دولتی را مطالعه کنید.

در هر دو سامانه، فروشنده‌ای که کارشناس خرید سازمان را می‌شناسد، در موقعیت بهتری قرار دارد: ابهام‌های مشخصات فنی را پیش از ارسال پیشنهاد می‌پرسد و پس از ارسال، پیشنهاد را پیگیری می‌کند. شماره‌ی همراه رابطین و کارشناسان خرید سازمان‌های هر استان در بانک اطلاعاتی ستاد در دسترس است.

ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟

دو سامانه با دو روش کار و دو نوع مهلت؛ ستادیار هر دو را در یک فهرست و با منطق خاص هر کدام نمایش می‌دهد:

پرسش‌های رایج

شماره نیاز و شماره مناقصه چه تفاوتی دارند؟

شماره نیاز شناسه‌ی هر استعلام در سامانه خرید است و شماره مناقصه شناسه‌ی هر مناقصه در سامانه مناقصه. با این شماره‌ها می‌توانید آگهی را در ستاد پیدا کنید. در ستادیار نیازی به انجام دستی این کار نیست: از آگهی تا ستاد با یک کلیک.

آیا استعلام بها نیز ضمانت‌نامه لازم دارد؟

در بیشتر استعلام‌های بها ضمانت‌نامه‌ی شرکت لازم نیست، اما شرایط هر درخواست را باید در متن آگهی و پیوست‌های آن بررسی کرد.

برای شروع، استعلام مناسب‌تر است یا مناقصه؟

برای بیشتر تأمین‌کنندگان، استعلام‌های بها مسیر سریع‌تری برای نخستین فروش و ایجاد سابقه است. همین سابقه بعدها در ارزیابی فنی مناقصه‌ها به سود شما خواهد بود.