وصول مطالبات از سازمان‌های دولتی؛ قبل از قیمت دادن، خوش‌حسابی خریدار را بسنجید
نوشته‌ی دانیال قصابی، از تیم تولید محتوای ستادیارپاسخ کوتاه
در استعلام‌های سامانه خرید معمولاً پیش‌پرداخت نیست و تأمین‌کننده پس از تأیید سفارش، کالا یا خدمات را تحویل می‌دهد؛ در مناقصه، برنده می‌تواند با ارائه‌ی ضمانت‌نامه‌ی بانکی، ۲۵ درصد مبلغ قرارداد را پیش‌پرداخت بگیرد. سازمان پس از تأیید انبار یا صورت‌وضعیت و طی مراحل اداری، پرونده را به واحد مالی ارسال می‌کند و در مدتی که در آگهی اعلام کرده است، مبلغ را می‌پردازد. این روال استاندارد است، اما برخی سازمان‌ها پرداخت را مدت طولانی به تأخیر می‌اندازند. بنابراین پیش از ارائه‌ی قیمت، نحوه‌ی پرداخت و سابقه‌ی خوش‌قولی سازمان را بسنجید؛ بهترین منبع، گفت‌وگوی مستقیم با افراد همان سازمان و تأمین‌کنندگان پیشین آن است.
برای بسیاری از فروشندگان، برنده شدن در استعلام پایان کار تلقی می‌شود. اما تا زمانی که مبلغ قرارداد وصول نشود، فروش کامل نشده است. ما در این سال‌ها هم سازمان‌هایی را دیده‌ایم که در موعد مقرر پرداخت کرده‌اند و هم پرونده‌هایی که ماه‌ها پیگیری لازم داشته‌اند.
روال استاندارد پرداخت در ستاد
- در استعلام یا مناقصه برنده می‌شوید و سفارش تأیید می‌شود.
- کالا یا خدمات را بدون دریافت هیچ مبلغی تحویل می‌دهید.
- سازمان تحویل را تأیید می‌کند: تأیید انبار برای کالا، و تأیید صورت‌وضعیت برای خدمات و پیمانکاری.
- سایر مراحل اداری طی می‌شود و پرونده به واحد مالی ارسال می‌شود.
- واحد مالی در مدتی که از پیش در آگهی خرید یا مناقصه اعلام شده است، مبلغ را پرداخت می‌کند.
در این فاصله، سرمایه‌ی شرکت شما در کالای تحویل‌شده راکد مانده است.
وقتی روال استاندارد اجرا نمی‌شود
بسته به نوع سازمان، ممکن است سازمان به تعهد پرداخت خود پایبند نماند و پرداخت را مدت طولانی به تأخیر بیندازد. در این حالت باید مدت‌ها روال قانونی را طی کنید، بدون آنکه نتیجه‌ی آن مشخص باشد. برای یک شرکت کوچک یا متوسط، یکی دو پرونده از این نوع می‌تواند نقدینگی کل شرکت را درگیر کند.
خوش‌حسابی همه‌ی سازمان‌ها یکسان نیست
بر اساس تجربه‌ی ما، خوش‌حسابی سازمان‌ها تفاوت زیادی با یکدیگر دارد:
- شرکت‌های زیرمجموعه‌ی نفت، گاز و پتروشیمی معمولاً در گروه کم‌ریسک قرار می‌گیرند.
- بخشی از شهرداری‌ها از نظر پرداخت در گروه پرریسک قرار دارند.
این مشاهده یک قاعده‌ی کلی نیست و استثناهای زیادی دارد؛ شهرداری خوش‌حساب و شرکت دولتی بدحساب نیز وجود دارد. به همین دلیل، ارزیابی هر سازمان باید بر اساس اطلاعات همان سازمان انجام شود، نه فقط نوع آن.
پیش از ارائه‌ی قیمت، این پرسش‌ها را مطرح کنید
- مدت پرداخت اعلام‌شده در آگهی چقدر است؟ ابتدا تعهد سازمان را بررسی کنید.
- سازمان در پروژه‌های پیشین چگونه پرداخت کرده است؟ در موعد مقرر یا با چند ماه تأخیر؟
- پرداخت‌ها از چه مسیری انجام می‌شود و تأیید نهایی بر عهده‌ی کیست؟
- پرونده‌های تأمین‌کنندگان پیشین این سازمان در چه وضعیتی است؟
منابع این اطلاعات
بهترین منبع، افراد خود سازمان هستند. پیش از ارائه‌ی کالا و خدمات، با رابطین و افراد کلیدی سازمان، مانند کارپرداز یا مسئول مالی، تماس بگیرید و درباره‌ی نحوه‌ی پرداخت و سوابق سازمان در پروژه‌های دیگر پرسش کنید.
بانک اطلاعاتی ستاد برای همین منظور کاربرد دارد: فهرست سازمان‌های دولتی فعال در ستاد، همراه با شماره‌ی همراه رابطین و کارشناسان خرید آن‌ها، به تفکیک استان. کاربردهای دیگر آن را در مقاله‌ی شماره‌ی کارپردازان به چه کاری می‌آید توضیح داده‌ایم.
منبع دوم، تأمین‌کنندگانی هستند که پیش‌تر به همان سازمان فروخته‌اند. فروشندگان معمولاً تجربه‌ی خود را درباره‌ی وضعیت پرداخت سازمان‌ها با یکدیگر در میان می‌گذارند.
بانک اطلاعاتی ستاد
پیش از ارائه‌ی قیمت به هر سازمان، با کارپرداز یا مسئول مالی آن گفت‌وگو کنید و سابقه‌ی پرداخت سازمان را جویا شوید. فهرست سازمان‌های هر استان با نام، سمت و شماره‌ی همراه رابطین خرید در بانک اطلاعاتی ستاد در دسترس است؛ تلفن و نشانی عمومی سازمان‌های هر استان را نیز می‌توانید رایگان دریافت کنید.
ریسک را در تصمیم و قیمت منظور کنید
وقتی ریسک پرداخت یک سازمان مشخص است، سه گزینه پیش رو دارید:
- شرکت نکنید؛ اگر سابقه‌ی سازمان نامطلوب است و توان تحمل تأخیر طولانی را ندارید.
- هزینه‌ی تأخیر را در قیمت منظور کنید؛ اگر تأخیر قابل پیش‌بینی است. مبلغی که چند ماه دیرتر وصول شود، ارزش کمتری دارد.
- بر سازمان‌های خوش‌حساب تمرکز کنید. گاهی فروش کمتر اما مطمئن‌تر، برای جریان نقدی شرکت مناسب‌تر است. با پروفایل سازمان در ستادیار فقط درخواست‌های همین سازمان‌ها را مشاهده می‌کنید.
پس از تحویل: پیگیری منظم
- مدارک را کامل تحویل دهید: رسید تحویل، تأیید انبار یا صورت‌وضعیت و صورتحساب با احتساب ارزش افزوده. پرونده‌ی ناقص در واحد مالی متوقف می‌ماند.
- موعد پرداخت را ثبت کنید و پیگیری را از چند روز پیش از آن آغاز کنید.
- با مسئول مالی ارتباط مستقیم داشته باشید. گاهی تنها راه پیگیری در واحد مالی سازمانی در شهری دیگر، داشتن شماره‌ی مستقیم فرد مسئول است، نه اعزام نماینده به آن شهر.
مراحل پیگیری از ارسال پیشنهاد تا پرداخت را در مقاله‌ای جداگانه شرح داده‌ایم.
ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟
تمرکز بر سازمان‌های خوش‌حساب
در ستادیار
با پروفایل سازمان، فقط درخواست‌های سازمان‌هایی را می‌بینید که همکاری با آن‌ها برایتان قابل اطمینان است.
فراموش شدن موعد پرداخت صورتحسابها
در ستادیار
یادآوری با الگوی آماده‌ی «وصول مطالبات»، با تاریخ شمسی و ساعت، متصل به همان پیشنهاد و همان مخاطب.
پراکندگی سوابق هر سازمان
در ستادیار
پیشنهادها، پیگیری‌ها و یادداشت‌های هر سازمان در صفحه‌ی مدیریت مشتری همان سازمان باقی می‌ماند.
پرسش‌های رایج
آیا سازمان‌های دولتی در ستاد پیش‌پرداخت می‌دهند؟
در استعلام‌های سامانه خرید معمولاً پیش‌پرداخت نیست؛ در مناقصه، برنده می‌تواند با ضمانت‌نامه‌ی بانکی پیش‌پرداخت، ۲۵ درصد مبلغ قرارداد را پیش‌پرداخت بگیرد. اگر پس از دریافت پیش‌پرداخت، کالا را در مهلت قرارداد تأمین نکند، سازمان ضمانت‌نامه را وصول می‌کند. شرایط هر آگهی را جداگانه بررسی کنید.
پرداخت سازمان‌های دولتی چه مدت طول می‌کشد؟
مدت پرداخت در متن آگهی اعلام می‌شود، اما در عمل از سازمانی به سازمان دیگر تفاوت زیادی دارد. سابقه‌ی همان سازمان را جویا شوید.
کدام سازمان‌ها خوش‌حساب‌ترند؟
بر اساس تجربه‌ی ما، شرکت‌های زیرمجموعه‌ی نفت، گاز و پتروشیمی معمولاً کم‌ریسک‌اند و بخشی از شهرداری‌ها پرریسک. با این حال، درباره‌ی هر سازمان از افراد همان سازمان و تأمین‌کنندگان پیشین آن پرسش کنید.
ستادیار را روی کار خودتان امتحان کنید
۱۰ روز دوره‌ی آزمایشی رایگان، با همه‌ی امکانات: بعد از ثبت‌نام خودکار فعال می‌شود و خرید اشتراک لازم ندارد. اولین پروفایل فیلتر را با کلیدواژه‌های کار خودتان بسازید و فرصت‌های امروز ستاد را ببینید.
شماره‌ی کارشناس خرید سازمان‌ها را می‌خواهید؟
در «بانک اطلاعاتی ستاد» فهرست سازمان‌های دولتی فعال در سامانه ستاد را با شماره‌ی همراه رابطین و کارشناسان خرید هر استان می‌گیرید؛ برای معرفی برندتان پیش از انتشار استعلام، پیگیری پیشنهادها و پرسیدن سابقه‌ی پرداخت هر سازمان.
درباره‌ی نویسنده
نوشته‌ی دانیال قصابی، از تیم تولید محتوای ستادیار
مقاله‌های مرتبط
