شماره موبایل کارپردازان سازمان‌های دولتی به چه کاری می‌آید؟ کاربردهای عملی برای فروشندگان

هر فروشنده‌ای که به سازمان‌های دولتی فروخته باشد، این تجربه را دارد: با تلفن عمومی سازمان تماس می‌گیرد، میان چند واحد ارجاع داده می‌شود و در نهایت به فرد مسئول نمی‌رسد. فروش سازمانی زمانی پیش می‌رود که با همان فردی گفت‌وگو کنید که مشخصات کالا را تهیه کرده، پیشنهادها را بررسی می‌کند یا صورتحساب را برای پرداخت ارسال می‌کند.

چرا خریدار باید برند شما را پیش از استعلام بشناسد؟

بر اساس تجربه‌ی ما، یکی از مهم‌ترین دلایل برنده نشدن در استعلام و مناقصه این است که سازمان خریدار با برند و کالای فروشنده آشنا نبوده است. وقتی کمیسیون میان یک برند آشنا و یک نام ناآشنا انتخاب می‌کند، ناآشنا بودن خود یک ریسک تلقی می‌شود. این آشنایی باید پیش از برگزاری استعلام یا مناقصه ایجاد شود، نه پس از آن. ۷ دلیل برنده نشدن در استعلام.

برای معرفی برند به خریداران دولتی، ابتدا باید بدانید خریدار کیست و چگونه با او ارتباط بگیرید. این بانک اطلاعاتی دقیقاً همین اطلاعات را در اختیار شما قرار می‌دهد.

کارپرداز و رابط خرید کیست؟

رابط فردی است که سازمان در آگهی برای پاسخ‌گویی به فروشندگان معرفی کرده است و معمولاً یکی از این افراد است:

• کارپرداز: استعلام قیمت می‌گیرد، با فروشنده هماهنگ می‌کند و کالا را تحویل می‌گیرد. بیشتر تماس‌ها با او آغاز می‌شود.
• کارشناس خرید و تدارکات یا مسئول سامانه: مشخصات کالا را تهیه و آگهی را منتشر می‌کند. برای معرفی محصول، مخاطب اصلی شماست.
• دهیار: در روستا هم مدیر و هم خریدار است؛ با یک تماس، مستقیم با تصمیم‌گیرنده گفت‌وگو می‌کنید.
• مسئول مالی: صورتحساب‌ها برای پرداخت از طریق او بررسی می‌شوند.
• کارشناس فنی: در خرید کالاهای تخصصی و پروژه‌ها، نظر او در انتخاب فروشنده اهمیت دارد.
• مدیر و معاون: در خریدها و قراردادهای بزرگ، تصمیم نهایی با آن‌هاست.

جایگاه قانونی کارپرداز، وظایف او و اینکه چه تصمیم‌هایی در اختیار او نیست را در مقاله‌ی کارپرداز کیست و چه وظایفی دارد شرح داده‌ایم.

منبع این شماره‌ها

ستادیار در دو سال اخیر حدود ۷۶۸ هزار آگهی استعلام و مناقصه‌ی سامانه ستاد را ذخیره کرده است. سازمان‌ها در بسیاری از این آگهی‌ها نام و شماره‌ی رابط خود را برای پاسخ‌گویی به فروشندگان اعلام کرده‌اند. بانک اطلاعاتی بر اساس همین آگهی‌ها و بدون شماره‌ی تکراری تهیه شده است و هر ۶ ماه یک بار با رابطین جدید به‌روز می‌شود.

کاربردهای عملی

۱. پیگیری استعلامی که به آن پاسخ داده‌اید

پس از ثبت قیمت در ستاد، درباره‌ی مشخصات فنی، زمان تحویل یا ارسال نمونه با رابط همان آگهی گفت‌وگو کنید؛ برای مثال، هماهنگی ارسال نمونه‌ی کالا پیش از بازگشایی پیشنهادها. پیگیری پس از ارسال پیشنهاد.

اگر پیشنهادها و یادآوری‌های پیگیری را در ستادیار ثبت کنید، هر تماس به همان پیشنهاد و همان سازمان متصل می‌ماند.

۲. مشاوره پیش از ثبت درخواست

کارشناس خرید همیشه متخصص حوزه‌ی کاری شما نیست. فروشنده‌ای که پیش از ثبت درخواست در ستاد با مشاوره‌ی فنی به او کمک کند، در همان استعلام شانس بیشتری دارد. فروش پیش از ثبت نیاز.

۳. سنجش خوش‌حسابی پیش از ارائه‌ی قیمت

پیش از ارسال کالا برای هر سازمان، با رابطین و افراد کلیدی آن تماس بگیرید و درباره‌ی نحوه‌ی پرداخت و سوابق سازمان در پروژه‌های دیگر پرسش کنید. وصول مطالبات از سازمان‌های دولتی.

۴. وصول مطالبات

گاهی برای پیگیری پرداخت کالایی که تحویل داده‌اید، راه ارتباطی با فردی پاسخ‌گو وجود ندارد و ناچار به اعزام نماینده به شهری دیگر هستید. با شماره‌ی مستقیم کارپرداز یا مسئول مالی، پیگیری صورتحساب یک بیمارستان در زاهدان از دفتر شما در تهران امکان‌پذیر است.

۵. پیامک: معرفی برند، تبریک مناسبت‌ها و پیگیری هدفمند

پیامک به کارپردازان و کارشناسان خرید، اگر سنجیده و به اندازه‌ی کافی باشد، سه کاربرد دارد:

• معرفی برند: معرفی کوتاه شرکت و حوزه‌ی کاری شما به خریدارانی که دقیقاً همین کالا را خریداری می‌کنند، نه به فهرستی از شماره‌های نامشخص؛ برای مثال، تولیدکننده‌ی چراغ LED که برای شهرداری‌ها و دهیاری‌های سه استان پیامک ارسال می‌کند.
• تبریک مناسبت‌ها: پیام نوروز یا سایر مناسبت‌ها، بدون هدف فروش، نام شما را در ذهن خریدار حفظ می‌کند.
• پیگیری هدفمند فروش: یادآوری کوتاه به سازمان‌هایی که پیش‌تر از شما خرید کرده‌اند یا برایشان پیشنهاد ارسال کرده‌اید.

چند نکته‌ی عملی:

• پیام کوتاه، مرتبط و همراه با نام شرکت باشد.
• برای هر گروه از سازمان‌ها پیام جداگانه بنویسید؛ پیام دهیاری‌ها با پیام بیمارستان‌ها یکسان نیست.
• تعداد پیام‌ها را محدود نگه دارید. ارسال پیامک بیش از حد اثر معکوس دارد.
• از سامانه‌های پیامک معتبر و مطابق مقررات ارسال پیامک تبلیغاتی استفاده کنید.

۶. دعوت به نمایشگاه

پیش از برگزاری نمایشگاه‌های تخصصی، برای مثال صنعت برق یا نفت و گاز، کارشناسان خرید سازمان‌های هدف خود را به غرفه دعوت کنید.

۷. ورود به بازار یک استان جدید

پیش از تعیین نماینده یا افتتاح دفتر در یک استان، فهرست کامل خریداران دولتی آن استان را در اختیار داشته باشید؛ برای مثال، همه‌ی شرکت‌های آب و فاضلاب و برق خوزستان پیش از افتتاح دفتر اهواز. برای آگاهی از حجم بازار هر استان، مقاله‌ی کدام استان‌ها بیشترین استعلام را دارند را ببینید.

چه سازمان‌هایی در فهرست هستند و چه کالاهایی می‌خرند؟

اقلام رایج خرید هر گروه در جدول آمده است تا مشخص شود کدام بخش از فهرست به کار شما می‌آید. فهرست کامل و قیمت هر استان در صفحه‌ی بانک اطلاعاتی ستاد در دسترس است. برای هر نوع سازمان نیز لیست جداگانه‌ای وجود دارد: نفت، گاز و پتروشیمی، برق و آب، شهرداری‌ها و دهیاری‌ها، فولاد، معدن و صنایع، بنادر، راه‌آهن و فرودگاه‌ها و ادارات کل و سایر دستگاه‌های دولتی.

تماس حرفه‌ای با کارپرداز

• خود و شرکت را در یک جمله معرفی کنید.
• دلیل تماس مشخص باشد: یک درخواست خرید، یک پیشنهاد یا یک کمک فنی.
• در ساعات اداری تماس بگیرید.
• اگر طرف مقابل تمایلی نداشت، اصرار نکنید و شماره‌ی او را از فهرست تماس‌های بعدی حذف کنید.

نسخه‌های بانک اطلاعاتی

• نسخه‌ی کشوری: همه‌ی ۱۱٬۲۱۶ شماره، از هر ۳۱ استان در یک فایل اکسل، به‌علاوه‌ی فایل جداگانه‌ی هر استان.
• فهرست هر استان: فقط رابطین همان استان.
• نسخه‌ی رایگان: نام سازمان‌ها، نشانی، کد پستی، تلفن ثابت و دورنگار هر استان، بدون شماره‌ی همراه رابطین.

همه‌ی نسخه‌های پولی ۴ به‌روزرسانی رایگان در ۲ سال دارند. جزئیات، تعداد شماره‌های هر استان و دانلود فایل رایگان در صفحه‌ی بانک اطلاعاتی ستاد آمده است؛ برای مثال، لیست ادارات دولتی استان تهران یا استان خوزستان.

ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟

بانک اطلاعاتی مشخص می‌کند با چه کسی تماس بگیرید و ستادیار کمک می‌کند این تماس‌ها به فروش منجر شوند:

پرسش‌های رایج

منبع شماره‌های بانک اطلاعاتی ستاد چیست؟

استعلام‌ها و آگهی‌های مناقصه‌ی منتشرشده در سامانه ستاد که ستادیار ذخیره کرده است. هر شماره همان شماره‌ای است که سازمان در آگهی خود برای پاسخ‌گویی به فروشندگان اعلام کرده است.

تفاوت کارپرداز با کارشناس خرید چیست؟

کارپرداز معمولاً استعلام قیمت می‌گیرد، با فروشنده هماهنگ می‌کند و کالا را تحویل می‌گیرد. کارشناس خرید مشخصات را تهیه و آگهی را منتشر می‌کند. در بسیاری از سازمان‌ها هر دو نقش بر عهده‌ی یک نفر است.

آیا می‌توان به این شماره‌ها پیامک تبلیغاتی ارسال کرد؟

پیامک کوتاه، مرتبط و سنجیده برای معرفی برند، تبریک مناسبت‌ها و پیگیری فروش مفید است. ارسال را از طریق سامانه‌های پیامک معتبر و مطابق مقررات انجام دهید.