کارشناس فروش شما چقدر از وقتش را صرف کارهای تکراری سامانه ستاد می‌کند؟
نوشته‌ی مریم جمالی، از تیم تولید محتوای ستادیارپاسخ کوتاه
بیشتر کارهایی که کارشناس فروش در سامانه ستاد انجام می‌دهد، تکراری و یکنواخت است: جست‌وجوی تک‌تک کلیدواژه‌ها، باز کردن آگهی‌ها، یادداشت شماره نیاز و مهلت، جابه‌جایی میان سایت‌ها، تهیه‌ی پیشنهاد در Word، و چاپ، مهر و امضا و اسکن. این کارها زمان زیادی می‌گیرند و چون دستی انجام می‌شوند، احتمال خطا در آن‌ها زیاد است. مدیران ارشد، مانند مدیر بازرگانی، معمولاً تصویر دقیقی از این زمان ندارند. ساده‌ترین روش این است که یک هفته زمان تیم را به تفکیک نوع کار ثبت کنید و ببینید چند درصد آن صرف کارهایی می‌شود که قابل خودکارسازی هستند.
این مقاله برای مدیر فروش، مدیر بازرگانی و مدیرعامل نوشته شده است. اگر خود سال‌ها در ستاد کار نکرده باشید، احتمالاً فقط خروجی کار تیم را می‌بینید: تعداد پیشنهادهای ارسال‌شده و تعداد موارد برنده. اما پشت هر پیشنهاد، ساعت‌ها کاری انجام شده است که در هیچ گزارشی دیده نمی‌شود.
مدیر فقط نتیجه را می‌بیند
گزارش هفتگی معمولاً چنین شکلی دارد: «۱۲ پیشنهاد ارسال شد و ۲ مورد برنده شد.» آنچه در این گزارش دیده نمی‌شود:
- چند ساعت صرف جست‌وجو شد تا همین ۱۲ استعلام پیدا شوند؟
- چند استعلام مرتبط به دلیل ثبت با املای دیگر دیده نشد؟
- چند استعلام دیده شد، اما فرصت پاسخ به آن وجود نداشت؟
- چند پیشنهاد پیشین هنوز پیگیری نشده است؟
کارهای تکراری یک روز کاری در ستاد
| کار | تکرار در روز | نیاز به تخصص |
|---|---|---|
| جست‌وجوی کلیدواژه‌ها در ستاد | برای هر کلیدواژه | خیر |
| باز کردن و مطالعه‌ی آگهی‌های نامرتبط | ده‌ها بار | خیر |
| یادداشت شماره نیاز و مهلت در اکسل | برای هر استعلام مرتبط | خیر |
| جست‌وجوی دوباره‌ی شماره نیاز در ستاد | برای هر استعلام مرتبط | خیر |
| تهیه‌ی پیشنهاد مالی در Word از ابتدا | برای هر پاسخ | کم |
| چاپ، مهر، امضا و اسکن برگه‌ی سازمان | برای هر پاسخ | خیر |
| یادآوری پیگیری‌ها از حافظه | هر روز | خیر |
| بررسی فنی درخواست و قیمت‌گذاری | برای هر پاسخ | بله |
| تماس با کارشناس خرید و پیگیری | برای هر پیشنهاد | بله |
از این فهرست، فقط دو ردیف پایانی به تخصص کارشناس فروش نیاز دارند. زمان صرف‌شده برای سایر ردیف‌ها، از همین دو کار تخصصی کاسته می‌شود.
در ستادیار هفت ردیف نخست این جدول خودکار یا ساده شده‌اند: فیلتر استعلام‌های مرتبط، مرتب‌سازی بر اساس مهلت، ورود به آگهی در ستاد با یک کلیک، صدور پیشنهاد از فهرست کالا، ادیتور اسناد و یادآوری پیگیری.
حجم کاری که هر ماه افزایش می‌یابد
میانگین روزانه‌ی استعلام‌های بها
تیم شما هر ماه باید از میان آگهی‌های بیشتری، استعلام‌های مرتبط را پیدا کند.
منبع: داده‌های سامانه ستاد در ۱۴۰۵ (آخرین به‌روزرسانی: مهر)؛ حجم گروه کالای شما در تحلیل بازار ستاد
با مشاهده‌ی این عدد برای گروه کالای خود در داشبورد، می‌توانید تخمین بزنید کارشناس شما هر روز چند آگهی را باید باز کند تا چند استعلام مرتبط پیدا کند.
یک هفته اندازه‌گیری کنید
به جای تکیه بر عددهای کلی، عدد تیم خود را به دست آورید. به مدت یک هفته از هر کارشناس بخواهید زمان کار خود را در این دسته‌ها ثبت کند:
- شناسایی استعلام (جست‌وجو و مطالعه‌ی آگهی‌ها)
- کارهای اداری پاسخ (یادداشت، جابه‌جایی میان سایت‌ها، آماده‌سازی فایل‌ها، چاپ و اسکن)
- کار تخصصی (بررسی فنی و قیمت‌گذاری)
- ارتباط با مشتری (تماس، پیگیری و مشاوره)
در پایان هفته، زمان هر دسته را جمع بزنید. اگر دسته‌های ۱ و ۲ بیش از دسته‌های ۳ و ۴ زمان گرفته‌اند، تیم شما بیش از فروش، صرف جست‌وجو و کارهای اداری می‌شود.
هزینه‌ی پنهان: فرصت‌هایی که دیده نمی‌شوند
زمان ازدست‌رفته تنها بخشی از مسئله است. بخش دیگر، فرصت‌هایی است که هرگز به گزارش نمی‌رسند:
- استعلام‌هایی که با املای دیگر ثبت شده‌اند و در جست‌وجو نمایش داده نمی‌شوند. توضیح بیشتر.
- استعلام‌هایی که دیده شده‌اند، اما مهلت آن‌ها سپری شده است، زیرا کارشناس در آن روز درگیر چند پاسخ دیگر بوده است. مهلت بیشتر استعلام‌ها ۲ تا ۵ روز است.
- وابستگی به یک نفر: وقتی فهرست مهلت‌ها در فایل اکسل یک نفر ثبت شده است، مرخصی همان فرد به معنای از دست رفتن فرصت‌هاست.
خطای کار دستی
هر کار دستی تکراری دیر یا زود با خطا همراه می‌شود: یک رقم نادرست در شماره نیاز، قیمتی که در فایل با قیمت سامانه متفاوت است، یا صفحه‌ای که مهر نشده است. هیچ‌یک از این خطاها پس از پایان مهلت قابل اصلاح نیست. ۷ دلیل برنده نشدن در استعلام.
کدام کارها را خودکار کنیم و کدام را نه
قابل خودکارسازی: جست‌وجو و تفکیک استعلام‌های مرتبط، ورود به همان آگهی در ستاد، تهیه‌ی پیشنهاد از فهرست کالا، مهر و امضای اسناد، یادآوری پیگیری‌ها و گزارش‌دهی.
بر عهده‌ی کارشناس: تشخیص اینکه آیا یک استعلام ارزش پاسخ دارد، قیمت‌گذاری، تهیه‌ی پیشنهاد فنی، ارتباط با کارشناس خرید و مشاوره پیش از ثبت درخواست. فروش پیش از ثبت نیاز.
هدف کاهش تعداد نیروی انسانی نیست؛ هدف این است که همان تیم، زمان خود را صرف کارهایی کند که به فروش منجر می‌شوند.
با کاهش کارهای تکراری، زمان آزادشده بیش از هر کار دیگری به ردیف پایانی جدول بالا اختصاص می‌یابد: ارتباط با کارشناسان خرید. فهرست سازمان‌های هر استان همراه با شماره‌ی همراه رابطین در بانک اطلاعاتی ستاد در دسترس است.
مدیر چه شاخص‌هایی را باید ببیند؟
- قیف فروش: چند فرصت شناسایی شد، برای چند مورد پیشنهاد ارسال شد و چند مورد برنده شد.
- نرخ تبدیل و نرخ برد برای هر سامانه و هر پروفایل. تحلیل نرخ برد.
- پیگیری‌های باز: کدام پیشنهادها منتظر پیگیری هستند و موعد آن‌ها چه زمانی است.
ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟
ردیف‌های جدول کارهای تکراری در کنار کاری که ستادیار به جای تیم انجام می‌دهد:
جست‌وجوی کلیدواژه‌ها و مطالعه‌ی آگهی‌های نامرتبط
در ستادیار
پروفایل‌های فیلتر با به‌روزرسانی هر ۵ دقیقه، با املاهای مختلف و کلمه‌های منفی.
یادداشت شماره نیاز و جست‌وجوی دوباره در ستاد
در ستادیار
ورود به همان آگهی در ستاد با یک کلیک.
تهیه‌ی پیشنهاد مالی از ابتدا
در ستادیار
صدور پیشنهاد مالی و فنی از فهرست کالا با یک کلیک.
چاپ، مهر، امضا و اسکن
در ستادیار
ادیتور اسناد.
گزارش هفتگی دستی برای مدیر
در ستادیار
قیف فروش، نرخ تبدیل و نرخ برد در پنل، همراه با گزارش ایمیلی خودکار.
پرسش‌های رایج
چگونه بدانم تیم فروش چه مقدار زمان صرف ستاد می‌کند؟
به مدت یک هفته، زمان هر کارشناس را به تفکیک شناسایی استعلام، کارهای اداری پاسخ، کار تخصصی و ارتباط با مشتری ثبت کنید و سهم هر دسته را بررسی کنید.
آیا ابزار جایگزین کارشناس فروش می‌شود؟
خیر. ابزار کارهای تکراری را انجام می‌دهد. تصمیم‌گیری، قیمت‌گذاری، تهیه‌ی پیشنهاد فنی و ارتباط با خریدار بر عهده‌ی کارشناس است.
چند نفر از تیم می‌توانند با ستادیار کار کنند؟
تعداد کاربران هم‌زمان قابل افزایش است و این امکان در دوره‌ی آزمایشی نیز فعال است.
ستادیار را روی کار خودتان امتحان کنید
۱۰ روز دوره‌ی آزمایشی رایگان، با همه‌ی امکانات: بعد از ثبت‌نام خودکار فعال می‌شود و خرید اشتراک لازم ندارد. اولین پروفایل فیلتر را با کلیدواژه‌های کار خودتان بسازید و فرصت‌های امروز ستاد را ببینید.
شماره‌ی کارشناس خرید سازمان‌ها را می‌خواهید؟
در «بانک اطلاعاتی ستاد» فهرست سازمان‌های دولتی فعال در سامانه ستاد را با شماره‌ی همراه رابطین و کارشناسان خرید هر استان می‌گیرید؛ برای معرفی برندتان پیش از انتشار استعلام، پیگیری پیشنهادها و پرسیدن سابقه‌ی پرداخت هر سازمان.
درباره‌ی نویسنده
نوشته‌ی مریم جمالی، از تیم تولید محتوای ستادیار
مقاله‌های مرتبط
