چرا استعلام‌های مرتبط با کارتان را در سامانه ستاد پیدا نمی‌کنید؟

روزانه بیش از ۲ هزار استعلام؛ چه مقدار از آن را می‌توان به‌صورت دستی بررسی کرد؟

بر اساس داده‌هایی که ستادیار از سامانه ستاد گردآوری می‌کند، میانگین روزانه‌ی استعلام‌های بها در تیر حدود ۱٬۵۶۰، در مرداد حدود ۱٬۹۱۰ و در شهریور و مهر حدود ۲٬۲۰۰ تا ۲٬۳۰۰ بوده است. این عددها فقط مربوط به استعلام‌های سامانه خرید است؛ مناقصه‌ها به‌طور جداگانه روزانه حدود ۲۰۰ مورد هستند.

کارشناسی که به‌صورت دستی کار می‌کند، این روال را هر روز تکرار می‌کند: وارد ستاد می‌شود، کلیدواژه‌ی نخست را جست‌وجو می‌کند، نتایج را یکی‌یکی باز می‌کند و سپس همین کار را برای کلیدواژه‌ی دوم، سوم و دهم انجام می‌دهد. اگر حوزه‌ی کاری شرکت چند گروه کالا را در بر بگیرد، این کار بخش بزرگی از روز کاری یک کارشناس را به خود اختصاص می‌دهد.

این عدد مربوط به همه‌ی گروه‌های کالاست. برای اینکه بدانید در گروه کالای شما روزانه چند استعلام منتشر می‌شود و بیشتر آن‌ها از کدام استان‌ها و سازمان‌هاست، گروه خود را در داشبورد تحلیل بازار ستاد انتخاب کنید. همین عدد نشان می‌دهد جست‌وجوی دستی چه مقدار از وقت تیم را می‌گیرد.

مشکل نخست: واژه در آگهی هست، اما درخواست به کار شما مربوط نیست

جست‌وجوی سامانه خود واژه را جست‌وجو می‌کند، نه مفهوم درخواست را. بنابراین هر آگهی که آن واژه را در بخشی از متن خود داشته باشد، در نتایج نمایش داده می‌شود.

فرض کنید فیلتر هوای صنعتی می‌فروشید و واژه‌ی «فیلتر» را جست‌وجو می‌کنید. در نتایج، فیلتر روغن خودرو، فیلتر دستگاه تصفیه‌ی آب، کاغذ صافی آزمایشگاهی و حتی درخواست‌های خدماتی‌ای دیده می‌شوند که فقط در بخشی از شرح آن‌ها واژه‌ی فیلتر آمده است. برای پیدا کردن چند درخواست مرتبط، باید همه‌ی این آگهی‌ها را باز کنید.

مشکل دوم: درخواست به کار شما مربوط است، اما با واژه‌ی شما ثبت نشده

این مشکل جدی‌تر است، زیرا اصلاً متوجه از دست رفتن فرصت نمی‌شوید. درخواست‌ها را کارشناسان خرید ثبت می‌کنند و هر کدام به شیوه‌ی خود می‌نویسند:

• غلط املایی: درخواستی که با عنوان «جرصقیل» ثبت شده است، در جست‌وجوی «جرثقیل» دیده نمی‌شود. یک خریدار دولتی، یک خرید واقعی و یک غلط املایی که آن را از دید همه‌ی فروشندگان پنهان می‌کند.
• فاصله و نیم‌فاصله: «لپ‌تاپ»، «لپ تاپ» و «لپتاپ» از نظر جست‌وجو سه واژه‌ی متفاوت‌اند.
• اصطلاح رایج یا محلی: «ترانس» به جای «ترانسفورماتور» و «الکتروموتور» به جای «موتور برقی».
• معادل لاتین و فینگلیش: «UPS» یا «یو پی اس» به جای «منبع تغذیه‌ی بدون وقفه».
• نام برند یا مدل: در بسیاری از موارد، خریدار به جای نام کالا، برند یا کد قطعه را می‌نویسد.

مشکل سوم: زمانی که هر روز تکرار می‌شود

حتی با داشتن فهرست کاملی از کلیدواژه‌ها، جست‌وجوی دستی ۳۰ کلیدواژه در روز به معنای ۳۰ بار جست‌وجو و باز کردن صدها آگهی است. این کار تکراری است و در روزهای پرکار یا هنگام مرخصی کارشناس، فرصت‌ها از دست می‌روند. از آنجا که مهلت بیشتر استعلام‌ها بین ۲ تا ۵ روز است، حتی یک روز غیبت ممکن است به از دست رفتن چند فرصت منجر شود. مدیریت مهلت‌های ستاد.

فهرست کلیدواژه را چگونه تهیه کنیم؟

چه به‌صورت دستی کار کنید و چه با ابزار، فهرست کلیدواژه پایه‌ی کار است:

1. نام اصلی هر کالا یا خدمت را همان‌طور که در کاتالوگ شرکت آمده است بنویسید.
2. همه‌ی شکل‌های نوشتاری را اضافه کنید: با فاصله، بدون فاصله، با نیم‌فاصله، جمع و مفرد.
3. غلط‌های املایی رایج را اضافه کنید. بهترین منبع، آگهی‌هایی است که پیش‌تر دیده‌اید.
4. اصطلاح‌های بازار، اصطلاح‌های محلی و معادل‌های لاتین را اضافه کنید؛ همان واژه‌هایی که مشتریان در تماس تلفنی به کار می‌برند.
5. کلمه‌های منفی را تعریف کنید: واژه‌هایی که حضور آن‌ها در آگهی نشان می‌دهد درخواست به کار شما مربوط نیست. برای مثال، برای فیلتر هوای صنعتی: «روغن»، «خودرو» و «آب».
6. فهرست را با آگهی‌های ماه گذشته آزمایش کنید و ببینید کدام درخواست‌ها از قلم افتاده‌اند و کدام نتایج نامرتبط نمایش داده شده‌اند.

علاوه بر کلیدواژه: استان و سازمان

برخی شرکت‌ها اصلاً بر اساس کالا جست‌وجو نمی‌کنند. پیمانکاری که فقط در یک استان فعالیت دارد، همه‌ی درخواست‌های همان استان را می‌خواهد. شرکتی که با چند سازمان مشخص همکاری دارد، همه‌ی درخواست‌های همان سازمان‌ها را بررسی می‌کند، فارغ از اینکه موضوع خرید چه باشد. انجام این دو نوع جست‌وجو در سامانه ستاد به‌صورت دستی دشوار است.

اگر بازار شما بر اساس استان یا سازمان تعریف می‌شود، مشاهده‌ی درخواست‌ها کافی نیست؛ باید افراد مسئول خرید در همان سازمان‌ها را نیز بشناسید تا پیش از انتشار استعلام بعدی، برند خود را معرفی کنید. بانک اطلاعاتی ستاد فهرست سازمان‌های هر استان را همراه با شماره‌ی همراه رابطین خرید در اختیار شما قرار می‌دهد.

ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟

هر سه مشکلی که در این مقاله بررسی شد، از جست‌وجوی دستی ناشی می‌شوند. ستادیار این جست‌وجو را خودکار می‌کند:

پرسش‌های رایج

چرا جست‌وجوی سامانه ستاد همه‌ی استعلام‌های مرتبط را نشان نمی‌دهد؟

زیرا دقیقاً همان واژه‌ای را جست‌وجو می‌کند که تایپ کرده‌اید. درخواستی که با املای دیگر، فاصله‌گذاری متفاوت یا اصطلاح دیگری ثبت شده باشد، در نتایج نمایش داده نمی‌شود.

برای هر کالا چند کلیدواژه لازم است؟

این تعداد به نوع کالا بستگی دارد، اما برای کالاهای رایج معمولاً چند شکل نوشتاری، یکی دو غلط املایی رایج و معادل لاتین لازم است. فهرست را با آگهی‌های گذشته آزمایش کنید.

آیا می‌توان استعلام‌ها را بدون ورود به ستاد مشاهده کرد؟

بله. ستادیار فرصت‌های هر پروفایل را در پنل نمایش می‌دهد و می‌تواند آن‌ها را هر روز به ایمیل تیم ارسال کند. گزارش ایمیلی.