CRM برای فروش به دولت؛ چرا اکسل برای پیگیری مشتریان سازمانی کافی نیست

در فروش به دولت چه اطلاعاتی باید ثبت شود؟

برای هر فرصت فروش، دست‌کم این اطلاعات لازم است:

• درخواست خرید: شماره نیاز یا شماره مناقصه، سازمان و مهلت.
• پیشنهاد: پیشنهاد مالی و فنی، قیمت و تاریخ اعتبار.
• سازمان خریدار: نام، شناسه‌ی ملی، کد اقتصادی، رابطین و شماره‌های تماس آن‌ها.
• پیگیری‌ها: چه کسی، در چه تاریخی و با چه نتیجه‌ای پیگیری کرده و پیگیری بعدی چه زمانی است.
• نتیجه: برنده، بازنده یا ابطال؛ و نام برنده.
• پرداخت: تاریخ صدور صورتحساب و تاریخ پرداخت.

این حجم اطلاعات را در ده‌ها فرصت هم‌زمان و برای چند کارشناس در نظر بگیرید.

محدودیت‌های اکسل

اکسل ابزار مفیدی است و تقریباً همه‌ی تیم‌های فروش کار را با آن آغاز می‌کنند. مشکل از زمانی آغاز می‌شود که حجم کار افزایش می‌یابد:

1. روی رایانه‌ی یک نفر ذخیره می‌شود. اگر آن فرد به مرخصی برود، دسترسی به شماره نیازها و مهلت‌ها نیز از دست می‌رود.
2. یادآوری ندارد. فایل اعلام نمی‌کند امروز موعد پیگیری کدام پیشنهاد است.
3. اطلاعات پراکنده است. پیشنهاد در Word، مخاطب در تلفن همراه و فهرست درخواست‌ها در اکسل ذخیره شده و ارتباط دادن آن‌ها بر عهده‌ی حافظه‌ی کارشناس است.
4. نسخه‌های متعدد ایجاد می‌شود. دو نفر یک فایل را جداگانه ویرایش می‌کنند و مشخص نیست کدام نسخه معتبر است.
5. گزارش ارائه نمی‌کند. برای اطلاع از درصد پیشنهادهای برنده، باید شمارش را به‌صورت دستی انجام دهید.
6. امنیت قیمت‌ها تأمین نمی‌شود. فایلی که همه‌ی قیمت‌های پیشنهادی شرکت را در بر دارد، به‌آسانی کپی و ارسال می‌شود.

آیا CRM عمومی کافی است؟

CRMهای عمومی برای مدیریت مشتری مناسب‌اند، اما معمولاً برای فروش به دولت طراحی نشده‌اند. درخواست‌ها باید به‌صورت دستی در آن‌ها وارد شوند، مهلت‌های ستاد را نمی‌شناسند، پیشنهاد مالی را از فهرست کالای شما صادر نمی‌کنند و امکان ورود مستقیم از یک رکورد به همان آگهی در ستاد را ندارند. در نتیجه، بخشی از کار دستی همچنان باقی می‌ماند.

CRM فروش به دولت چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

• صفحه‌ی جداگانه برای هر سازمان خریدار، شامل رابطین، پیشنهادها و سوابق فروش.
• پیشنهادهایی که به سازمان و مخاطب متصل‌اند و وضعیت آن‌ها مشخص است.
• یادآوری با تاریخ شمسی، ساعت و قابلیت تکرار.
• ورود فهرست مشتریان فعلی از فایل اکسل.
• دسترسی هم‌زمان چند نفر از اعضای تیم.
• گزارش نرخ تبدیل و نرخ برد.
• اتصال به فرصت‌های سامانه ستاد.

این فهرست را برای ارزیابی CRM ستادیار نیز می‌توانید به کار ببرید؛ در بخش پایانی همین مقاله، هر یک از محدودیت‌های اکسل در کنار راه‌حل ستادیار آمده است.

مراحل شروع

1. فهرست مشتریان فعلی را از فایل اکسل وارد کنید.
2. برای سازمان‌هایی که با آن‌ها همکاری دارید، یک پروفایل سازمان بسازید تا همه‌ی درخواست‌های تازه‌ی آن‌ها را ببینید. پروفایل‌های فیلتر.
3. برای هر پیشنهاد باز، یک یادآوری پیگیری تعریف کنید. پیگیری پس از ارسال پیشنهاد.
4. از این پس نتیجه‌ی هر پیشنهاد را ثبت کنید. پس از چند ماه، نرخ برد شما بر اساس داده‌های واقعی محاسبه می‌شود.

اگر به فهرست مشتریان بالقوه نیز نیاز دارید، فایل اکسل بانک اطلاعاتی ستاد آماده‌ی ورود به CRM است.

ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟

محدودیت‌های اکسل در کنار راه‌حل CRM ستادیار:

پرسش‌های رایج

آیا می‌توانم اطلاعات مشتریان فعلی را وارد ستادیار کنم؟

بله. فهرست مخاطبین را با فایل اکسل و بر اساس الگوی ستادیار وارد می‌کنید، در گروه‌ها دسته‌بندی می‌کنید و هر زمان لازم باشد خروجی اکسل دریافت می‌کنید.

چند نفر از اعضای تیم می‌توانند هم‌زمان کار کنند؟

تعداد کاربران هم‌زمان قابل افزایش است و این امکان در دوره‌ی آزمایشی نیز فعال است.

آیا اطلاعات مشتریان ما امن است؟

مخاطبین ثبت‌شده با رمزنگاری AES-256 و جداسازی کامل داده‌های هر سازمان محافظت می‌شوند و سرور ستادیار امکان مشاهده‌ی محتوای آن‌ها را ندارد.