مهلت پاسخ استعلام و مناقصه در ستاد؛ چرا نباید پاسخ را به ساعت آخر بگذارید
نوشته‌ی دانیال قصابی، از تیم تولید محتوای ستادیارپاسخ کوتاه
در سامانه خرید، مهلت پاسخ استعلام‌های بها به‌طور میانگین ۴٫۲ روز است و ۷۳ درصد آن‌ها بین ۲ تا ۵ روز مهلت دارند. مناقصه‌ها مهلت بیشتری دارند: همه بیش از ۱۰ روز و به‌طور میانگین حدود ۲۰ روز. پاسخ را به ساعت‌های پایانی موکول نکنید، زیرا سامانه ستاد گاهی برای به‌روزرسانی از دسترس خارج می‌شود؛ گاهی حتی یک روز کامل. پس از پایان مهلت امکان شرکت وجود ندارد و تمدید نیز فقط با تصمیم سازمان برگزارکننده انجام می‌شود که در بیشتر موارد چنین نمی‌شود.
مهلت‌ها در عمل چقدر است؟
این عددها از داده‌های سامانه ستاد در سال ۱۴۰۵ استخراج شده‌اند (آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵؛ نسخه‌ی تعاملی در تحلیل بازار ستاد). مهلت از زمان انتشار آگهی تا پایان مهلت ارسال پاسخ محاسبه شده است:
| مهلت پاسخ | سهم استعلام‌های بها | سهم مناقصه‌ها |
|---|---|---|
| تا ۲ روز | ۰٫۴٪ | ۰٪ |
| ۲ تا ۵ روز | ۷۳٫۲٪ | ۰٪ |
| ۵ تا ۱۰ روز | ۲۴٫۶٪ | ۰٪ |
| بیش از ۱۰ روز | ۱٫۸٪ | ۱۰۰٪ |
| میانگین | ۴٫۲ روز | ۲۰٫۲ روز |
به بیان دیگر، از هر چهار استعلام، تقریباً به سه مورد باید ظرف ۲ تا ۵ روز از زمان انتشار پاسخ داد. اگر سامانه را یک روز بررسی نکنید، بخشی از این فرصت‌ها از دست می‌رود.
مهلت پاسخ استعلام‌های بها (درصد)
میانگین مهلت ۴٫۲ روز است؛ برای مناقصه‌ها حدود ۲۰ روز.
مهلت پاسخ هر گروه کالا و هر استان را در تحلیل بازار ستاد ببینید.
انواع مهلت در ستاد
- استعلام بها (سامانه خرید): یک مهلت اصلی دارد، یعنی مهلت ارسال پاسخ.
- مناقصه (سامانه مناقصه): چند تاریخ دارد که باید جداگانه پیگیری شوند: مهلت دریافت اسناد، مهلت ارسال پیشنهاد و تاریخ بازگشایی پاکت‌ها. مهلت دریافت اسناد زودتر از مهلت ارسال پیشنهاد به پایان می‌رسد و شرکتی که اسناد را به‌موقع دریافت نکند، امکان ارائه‌ی پیشنهاد نخواهد داشت.
چرا پاسخ را به ساعت‌های پایانی موکول نکنیم؟
سامانه گاهی در دسترس نیست
سامانه ستاد گاهی به‌روزرسانی‌هایی انجام می‌دهد که ممکن است آن را برای چند ساعت و حتی یک روز کامل از دسترس خارج کند. اگر این قطعی با روز پایانی مهلت شما هم‌زمان شود، با وجود آماده بودن همه‌ی اسناد، امکان ثبت پاسخ وجود نخواهد داشت.
تمدید به‌ندرت انجام می‌شود
پس از پایان مهلت، به هیچ عنوان امکان شرکت در آن استعلام یا مناقصه وجود ندارد. تنها راه، تمدید مهلت از سوی سازمان برگزارکننده است که در بیشتر موارد انجام نمی‌شود. بنابراین برنامه‌ی خود را بر اساس احتمال تمدید تنظیم نکنید.
اگر دلیل موجهی برای درخواست تمدید دارید، تنها راه آن گفت‌وگوی مستقیم با کارشناس خرید همان سازمان، پیش از پایان مهلت، است. شماره‌ی همراه رابطین سازمان‌ها در بانک اطلاعاتی ستاد در دسترس است.
کار در دقیقه‌های پایانی خطای بیشتری دارد
در شرایط عجله ممکن است پیوستی از قلم بیفتد، مهر یک صفحه فراموش شود یا قیمت سامانه با فایل پیشنهاد مطابقت نداشته باشد. هیچ‌یک از این خطاها پس از پایان مهلت قابل اصلاح نیست.
برنامه‌ای ساده برای یک استعلام چهارروزه
| روز | اقدام |
|---|---|
| روز ۱ | مشاهده‌ی استعلام، مطالعه‌ی مشخصات و پیوست‌ها، تصمیم‌گیری درباره‌ی شرکت |
| روز ۲ | استعلام قیمت از تأمین‌کننده، تهیه‌ی پیشنهاد فنی و مالی و تکمیل برگه‌های سازمان |
| روز ۳ | بازبینی و ثبت پاسخ در سامانه |
| روز ۴ | ذخیره‌ی زمانی برای قطعی احتمالی یا اصلاح؛ پاسخ پیش از این ثبت شده است |
این برنامه فقط زمانی قابل اجراست که استعلام را در روز نخست ببینید. استعلامی که در روز سوم پیدا شود، دیگر فرصت برنامه‌ریزی ندارد. به همین دلیل، شناسایی به‌موقع استعلام نیمی از کار است. چرا استعلام‌های مرتبط را پیدا نمی‌کنید.
برای اینکه استعلام‌ها در روز نخست دیده شوند، ستادیار داده‌ها را هر ۵ دقیقه از سامانه ستاد به‌روز می‌کند و استعلام‌های مرتبط را بر اساس مهلت باقی‌مانده مرتب نمایش می‌دهد.
نکته‌های ویژه‌ی مناقصه
- اسناد را در همان روزهای نخست دریافت یا خریداری کنید، حتی اگر هنوز درباره‌ی شرکت در مناقصه تصمیم نگرفته‌اید.
- برای ضمانت‌نامه‌ی شرکت در مناقصه از پیش با بانک یا بیمه هماهنگ کنید؛ صدور آن چند روز زمان می‌برد.
- تاریخ بازگشایی پاکت‌ها را نیز در تقویم ثبت کنید و پس از آن نتیجه را پیگیری کنید.
چک‌لیست کامل در مقاله‌ی شرکت در مناقصه‌های ستاد آمده است.
مسئولیت پیگیری مهلت‌ها با کیست؟
در بسیاری از شرکت‌ها، شماره نیازها و مهلت‌ها در فایل اکسلی ثبت می‌شود که فقط روی رایانه‌ی یک نفر ذخیره شده است. اگر آن فرد به مرخصی برود یا بیمار شود، فرصت‌ها نیز از دست می‌روند. مهلت‌ها باید در جایی ثبت شوند که همه‌ی اعضای تیم به آن دسترسی داشته باشند و یادآوری نیز داشته باشند. مدیریت مشتریان در فروش به دولت.
ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟
مهلت‌های کوتاه ۲ تا ۵ روزه
در ستادیار
استعلام‌ها هر ۵ دقیقه به‌روز می‌شوند و در همان روز نخست دیده می‌شوند.
گم شدن استعلام در فهرست طولانی
در ستادیار
استعلام‌ها و مناقصه‌ها بر اساس زمان باقی‌مانده دسته‌بندی می‌شوند و موارد کم‌مهلت بالاتر قرار می‌گیرند؛ فیلتر مهلت کمتر از ۳ روز نیز وجود دارد.
تاریخ‌های متعدد مناقصه
در ستادیار
مهلت ارسال پاسخ، مهلت دریافت اسناد و تاریخ بازگشایی پاکت‌ها به‌صورت جداگانه نمایش داده می‌شوند.
ثبت مهلت‌ها در فایل اکسل یک نفر
در ستادیار
همه‌ی اعضای تیم همان فهرست را می‌بینند و یادآوری‌ها با تاریخ شمسی، ساعت و اولویت در اعلان‌های پنل نمایش داده می‌شوند.
پرسش‌های رایج
مهلت پاسخ استعلام بها در ستاد چند روز است؟
مهلت هر درخواست جداگانه تعیین می‌شود و در متن آگهی آمده است. در داده‌های سال ۱۴۰۵، میانگین مهلت ۴٫۲ روز بوده و ۷۳ درصد استعلام‌ها بین ۲ تا ۵ روز مهلت داشته‌اند.
پس از پایان مهلت استعلام، امکان پاسخ وجود دارد؟
خیر؛ مگر آنکه سازمان برگزارکننده مهلت را تمدید کند، که معمولاً چنین نمی‌شود.
اگر سامانه ستاد در روز پایانی مهلت قطع باشد، چه باید کرد؟
در این حالت راهی برای جبران وجود ندارد. به همین دلیل پاسخ را دست‌کم یک روز پیش از پایان مهلت ثبت کنید.
ستادیار را روی کار خودتان امتحان کنید
۱۰ روز دوره‌ی آزمایشی رایگان، با همه‌ی امکانات: بعد از ثبت‌نام خودکار فعال می‌شود و خرید اشتراک لازم ندارد. اولین پروفایل فیلتر را با کلیدواژه‌های کار خودتان بسازید و فرصت‌های امروز ستاد را ببینید.
شماره‌ی کارشناس خرید سازمان‌ها را می‌خواهید؟
در «بانک اطلاعاتی ستاد» فهرست سازمان‌های دولتی فعال در سامانه ستاد را با شماره‌ی همراه رابطین و کارشناسان خرید هر استان می‌گیرید؛ برای معرفی برندتان پیش از انتشار استعلام، پیگیری پیشنهادها و پرسیدن سابقه‌ی پرداخت هر سازمان.
درباره‌ی نویسنده
نوشته‌ی دانیال قصابی، از تیم تولید محتوای ستادیار
مقاله‌های مرتبط
