پیشنهاد مالی استعلام بها چه چیزهایی باید داشته باشد؟ (و چرا ارزش افزوده را حساب نمی‌کنیم)
نوشته‌ی دانیال قصابی، از تیم تولید محتوای ستادیارپاسخ کوتاه
پیشنهاد مالی در استعلام بها و مناقصه‌های ستاد باید این موارد را داشته باشد: تاریخ اعتبار پیشنهاد، شرح مختصر هر کالا یا خدمت با برند و ویژگی‌های اصلی، قیمت واحد و قیمت کل هر ردیف، جمع کل به عدد و حروف، مدت گارانتی و خدمات پس از فروش، نام، نشانی و شماره‌ی تماس فروشنده، و مهر و امضای رسمی شرکت. قیمت‌ها بدون مالیات بر ارزش افزوده درج می‌شوند؛ ارزش افزوده پس از تأیید سفارش و هنگام صدور صورتحساب محاسبه می‌شود.
پیشنهاد مالی در نگاه نخست ساده‌ترین سند پاسخ به نظر می‌رسد، اما خطاهای کوچک در آن رایج است: اعتبار منقضی‌شده، جمع نادرست به حروف، یا ارزش افزوده‌ای که نباید در قیمت درج می‌شد. این نکات را از تجربه‌ی خود در پاسخ به استعلام‌ها گردآوری کرده‌ایم.
تفاوت پیشنهاد مالی با پیشنهاد فنی
در هر استعلام یا مناقصه معمولاً دو سند ارائه می‌شود. پیشنهاد فنی مشخص می‌کند چه کالایی، با چه کیفیتی، از چه برند و کشوری و در چه زمانی تحویل داده می‌شود. پیشنهاد مالی قیمت آن را اعلام می‌کند. کمیسیون معمولاً ابتدا پیشنهاد فنی را بررسی می‌کند و پیشنهاد مالی فقط برای شرکت‌کنندگانی بررسی می‌شود که پیشنهاد فنی آن‌ها تأیید شده است. محتوای پیشنهاد فنی را در این مقاله توضیح داده‌ایم.
۷ بخش ضروری پیشنهاد مالی
| بخش | محتوا |
|---|---|
| تاریخ اعتبار پیشنهاد | تاریخی که قیمت تا آن زمان معتبر است |
| شرح کالا یا خدمات | شرح مختصر هر ردیف، با برند و ویژگی‌های اصلی |
| قیمت‌ها | قیمت واحد، قیمت کل هر ردیف و قیمت نهایی |
| جمع کل | جمع همه‌ی ردیف‌ها، به عدد و به حروف |
| تضمین | مدت گارانتی و تضمین کالا یا خدمات، و خدمات پس از فروش |
| مشخصات فروشنده | نام و نشانی شرکت پیشنهاددهنده و شماره‌ی تماس |
| تأیید رسمی | مهر و امضای رسمی فروشنده |
تاریخ اعتبار
قیمت‌ها در بازار ایران به‌سرعت تغییر می‌کنند و بررسی پیشنهادها نیز زمان می‌برد. تاریخ اعتبار را واقع‌بینانه تعیین کنید؛ نه آن‌قدر کوتاه که پیش از تصمیم سازمان منقضی شود و نه آن‌قدر طولانی که با تغییر قیمت‌ها ناچار به تحویل با زیان شوید.
شرح کالا با برند
شرح هر ردیف باید با پیشنهاد فنی یکسان باشد. اگر در پیشنهاد فنی برند مشخصی را ذکر کرده‌اید و در پیشنهاد مالی شرحی کلی آورده‌اید، کمیسیون نمی‌تواند این دو را با هم تطبیق دهد.
جمع به عدد و حروف
جمع کل را هم به عدد و هم به حروف بنویسید و یک بار دیگر بازبینی کنید. ناهماهنگی میان عدد و حروف از خطاهای رایجی است که اعتبار پیشنهاد را زیر سؤال می‌برد.
در ستادیار این هفت بخش قالب ثابتی دارند: کالاها را یک بار با قیمت ثبت می‌کنید و برای هر استعلام، پیشنهاد مالی با سربرگ، مهر و امضا به‌صورت PDF ساخته می‌شود.
چرا ارزش افزوده در قیمت ستاد محاسبه نمی‌شود؟
این مهم‌ترین نکته‌ی این مقاله و اشتباهی است که به‌کرات دیده می‌شود. پیشنهادهای مالی در سامانه ستاد بدون احتساب مالیات بر ارزش افزوده ارائه می‌شوند و قیمتی که در سامانه اعلام می‌کنید، باید فقط بهای خود کالا یا خدمات باشد.
ارزش افزوده بعدها، پس از تأیید سفارش و صدور صورتحساب، محاسبه و به کارفرما اعلام می‌شود و پرداخت آن بر عهده‌ی کارفرماست.
فروشنده‌ای که ارزش افزوده را در قیمت پیشنهادی خود منظور کند، قیمتش بی‌دلیل به اندازه‌ی نرخ مالیات بالاتر از سایرین دیده می‌شود و ممکن است فقط به همین دلیل در رقابت عقب بماند. این مورد یکی از ۷ دلیل رایج برنده نشدن در استعلام بها است. با این حال، شرایط هر آگهی را بررسی کنید و اگر سازمان روش دیگری تعیین کرده بود، مطابق اسناد همان آگهی عمل کنید.
حجم خرید سازمان‌های حوزه‌ی کاری شما
قیمت مناسب فقط به هزینه‌های شما بستگی ندارد و به اندازه‌ی خرید نیز وابسته است. در داشبورد تحلیل بازار ستاد، بخش «اندازه‌ی معاملات» سهم خریدهای جزئی و متوسط، مناقصه‌های یک‌مرحله‌ای و دومرحله‌ای، و بازه‌ی مبلغ برآورد مناقصه‌ها را برای هر استان و هر گروه کالا نمایش می‌دهد. در داده‌های سال ۱۴۰۵، ۵۷ درصد استعلام‌ها جزئی و ۴۳ درصد متوسط بوده‌اند. تفاوت استعلام و مناقصه.
قیمت سامانه و قیمت فایل باید یکسان باشد
قیمتی که در سامانه ستاد ثبت می‌کنید و قیمتی که در فایل پیشنهاد مالی بارگذاری می‌کنید، باید دقیقاً یکسان باشند. اگر پس از تهیه‌ی فایل قیمت را تغییر دادید، فایل را نیز دوباره تهیه کنید. اختلاف میان این دو برای کمیسیون به معنای ابهام است و ابهام در پیشنهاد مالی به سود شما نخواهد بود.
اشتباه‌های رایج در پیشنهاد مالی
- درج ارزش افزوده در قیمت پیشنهادی.
- تاریخ اعتباری که پیش از تصمیم سازمان منقضی می‌شود.
- ناهماهنگی جمع به حروف با جمع به عدد.
- تفاوت شرح کالا با پیشنهاد فنی.
- واحد نادرست؛ برای مثال، سازمان قیمت «بسته» را خواسته و قیمت «عدد» ارائه شده است.
- نبود مهر و امضا.
- تهیه‌ی هر پیشنهاد از ابتدا در Word، که هم زمان‌بر است و هم احتمال خطای کپی کردن را افزایش می‌دهد.
اگر سازمان علاوه بر پیشنهاد شما، برگه‌ی داخلی استعلام بهای خود را نیز خواسته باشد، می‌توانید آن را بدون چاپ و اسکن تکمیل و مهر و امضا کنید. ادیتور اسناد.
اشتباه دیگری نیز پیش از تهیه‌ی پیشنهاد رخ می‌دهد: ارائه‌ی قیمت به سازمانی که سابقه‌ی پرداخت آن را نمی‌دانید. قیمتی که با فرض پرداخت به‌موقع مناسب است، در صورت تأخیر چندماهه در پرداخت، به زیان تبدیل می‌شود. پیش از ارائه‌ی قیمت، این موضوع را از رابطین همان سازمان جویا شوید؛ شماره‌های آن‌ها در بانک اطلاعاتی ستاد در دسترس است. وصول مطالبات از سازمان‌های دولتی.
ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟
تهیه‌ی هر پیشنهاد از ابتدا در Word
در ستادیار
اقلام را از فهرست کالا و خدمات خود (درختی، با کد، واحد و قیمت) انتخاب می‌کنید و پیشنهاد به PDF تبدیل می‌شود.
خطای کپی کردن، واحد نادرست و جمع ناهماهنگ
در ستادیار
قیمت واحد، واحد و جمع از همان فهرست محاسبه می‌شوند؛ تخفیف و هزینه‌های جانبی نیز روی همان پیشنهاد اعمال می‌شوند.
گم شدن پیشنهادها و نتیجه‌ی آن‌ها
در ستادیار
هر پیشنهاد در پرونده‌ی همان سازمان باقی می‌ماند و وضعیت آن از «جدید» تا «اعلام برنده، فروش موفق» ثبت می‌شود.
نگرانی درباره‌ی محل نگهداری قیمت‌ها
در ستادیار
پیشنهادها و قیمت‌ها با رمزنگاری AES-256 و جداسازی داده‌های هر سازمان نگهداری می‌شوند و سرور ستادیار محتوای آن‌ها را نمی‌بیند.
پرسش‌های رایج
آیا در پیشنهاد مالی ستاد باید ارزش افزوده را محاسبه کرد؟
خیر. قیمت پیشنهادی در سامانه بدون ارزش افزوده است و ارزش افزوده هنگام صدور صورتحساب، پس از تأیید سفارش، محاسبه و از کارفرما دریافت می‌شود؛ مگر آنکه اسناد همان آگهی روش دیگری تعیین کرده باشد.
پیشنهاد مالی در چه قالبی بارگذاری شود؟
معمولاً به‌صورت PDF با مهر و امضا. شرایط هر درخواست را در متن آگهی بررسی کنید.
اعتبار پیشنهاد قیمت چند روز باشد؟
عدد ثابتی ندارد. مدت اعتبار باید به اندازه‌ای باشد که بررسی پیشنهادها و تأیید سفارش در آن انجام شود و نوسان قیمت بازار شما را متضرر نکند.
ستادیار را روی کار خودتان امتحان کنید
۱۰ روز دوره‌ی آزمایشی رایگان، با همه‌ی امکانات: بعد از ثبت‌نام خودکار فعال می‌شود و خرید اشتراک لازم ندارد. اولین پروفایل فیلتر را با کلیدواژه‌های کار خودتان بسازید و فرصت‌های امروز ستاد را ببینید.
شماره‌ی کارشناس خرید سازمان‌ها را می‌خواهید؟
در «بانک اطلاعاتی ستاد» فهرست سازمان‌های دولتی فعال در سامانه ستاد را با شماره‌ی همراه رابطین و کارشناسان خرید هر استان می‌گیرید؛ برای معرفی برندتان پیش از انتشار استعلام، پیگیری پیشنهادها و پرسیدن سابقه‌ی پرداخت هر سازمان.
درباره‌ی نویسنده
نوشته‌ی دانیال قصابی، از تیم تولید محتوای ستادیار
مقاله‌های مرتبط
