برگه‌ی استعلام بهای سازمان را بدون پرینت و اسکن پر و مهر و امضا کنید

این برگه‌ها چیست و چرا سازمان‌ها آن را درخواست می‌کنند؟

هنگام پاسخ به یک استعلام یا مناقصه در ستاد، مجموعه‌ای از اسناد ثابت بارگذاری می‌شود: پیشنهاد مالی و فنی، مدارک و اطلاعات فنی و کاتالوگ. اما برخی سازمان‌ها یک مرحله‌ی دیگر نیز دارند. این سازمان‌ها برگه‌ی داخلی استعلام بها را، که شرح درخواست خرید در آن آمده است، در سامانه بارگذاری می‌کنند و از فروشندگان می‌خواهند همان برگه را تکمیل و مهر و امضا کنند.

برای سازمان، این برگه سندی یکسان از همه‌ی پیشنهاددهندگان است. برای فروشنده، یک کار دستی دیگر در هر استعلام.

در مناقصه‌ها نیز وضعیت مشابهی وجود دارد: اسناد مناقصه گاهی ده‌ها صفحه دارند و همه‌ی صفحه‌ها باید مهر و امضا شوند.

روال دستی: شش مرحله برای هر استعلام

1. دانلود فایل برگه‌ی استعلام از سامانه.
2. چاپ برگه.
3. تکمیل قیمت و مشخصات با دست.
4. مهر و امضای هر صفحه.
5. اسکن یا عکس‌برداری.
6. بارگذاری دوباره در سامانه.

کارشناسی که روزانه به چند استعلام پاسخ می‌دهد، این چرخه را چند بار در روز تکرار می‌کند. در خارج از دفتر به چاپگر و مهر دسترسی ندارد. اگر اسکن کج یا کم‌نور باشد، سند ناخوانا می‌شود. اگر یک عدد اشتباه نوشته شود نیز، همه‌ی شش مرحله باید از ابتدا تکرار شود.

روال کار با ادیتور اسناد ستادیار

۱. وارد کردن فایل

همان فایلی را که سازمان در ستاد بارگذاری کرده است، وارد ادیتور می‌کنید. فایل‌های PDF و تصویر (JPG و PNG) پذیرفته می‌شوند.

۲. تعریف یک‌باره‌ی مهر و امضا

تصویر مهر و امضای شرکت را یک بار در ستادیار تعریف می‌کنید. از آن پس، مهر و امضا با یک کلیک و به انتخاب شما روی یک صفحه یا همه‌ی صفحه‌های سند قرار می‌گیرد. برای اسناد چندده‌صفحه‌ای مناقصه، این کار به جای چند دقیقه، چند ثانیه زمان می‌برد.

۳. تایپ قیمت و متن

قیمت پیشنهادی، عدد، متن یا هر توضیح دیگری را مستقیم روی سند و در همان محلی که در برگه برای آن در نظر گرفته شده است، تایپ می‌کنید.

۴. درج اطلاعات ثابت با یک کلیک

بسیاری از اطلاعاتی که در برگه‌های استعلام خواسته می‌شود، در همه‌ی استعلام‌ها یکسان است: نام شرکت، شناسه‌ی ملی، کد اقتصادی، نشانی و شماره‌ی تماس. این اطلاعات را یک بار در یک الگو تعریف می‌کنید و در دفعات بعد، همه‌ی آن‌ها با یک کلیک روی سند قرار می‌گیرند. به این ترتیب، نیازی به نوشتن دوباره‌ی اطلاعات تکراری نیست.

۵. دریافت خروجی و بارگذاری

خروجی را به‌صورت PDF یا تصویر دانلود و در سامانه ستاد بارگذاری می‌کنید. از ستادیار نیز با یک کلیک به همان آگهی در ستاد می‌روید. ورود با یک کلیک.

امنیت: سند از سیستم شما خارج نمی‌شود

اسناد استعلام شامل قیمت‌های شماست و طبیعی است که محل پردازش آن‌ها برایتان اهمیت داشته باشد. در ادیتور اسناد ستادیار:

• فایل‌ها به‌صورت موقت در فضای محلی مرورگر و روی سیستم خود شما پردازش می‌شوند.
• سرورهای ستادیار به محتوای سند دسترسی ندارند و پشتیبانی ستادیار نیز آن را نمی‌بیند.
• از آنجا که فایل در جایی ذخیره نمی‌شود، پس از پایان جلسه قابل بازیابی نیست؛ بنابراین نسخه‌ی نهایی را حتماً دانلود و روی سیستم خود ذخیره کنید.

نکته‌های تجربی

• ابتدا همه‌ی خانه‌ها را تکمیل کنید و سپس مهر و امضا را قرار دهید تا مهر روی متن قرار نگیرد.
• قیمت درج‌شده در برگه باید با قیمت سامانه و پیشنهاد مالی یکسان باشد. سه عدد متفاوت برای یک قلم کالا به معنای ابهام است. پیشنهاد مالی.
• ارزش افزوده را در قیمت برگه نیز درج نکنید، مگر آنکه برگه خانه‌ی جداگانه‌ای برای آن داشته باشد و سازمان صریحاً آن را خواسته باشد.
• پیش از بارگذاری، خروجی را یک بار به‌طور کامل بررسی کنید: همه‌ی صفحه‌ها، خوانایی عددها و محل مهر.
• کار را به ساعت‌های پایانی مهلت موکول نکنید. سامانه ستاد گاهی به‌روزرسانی می‌شود و ممکن است چند ساعت در دسترس نباشد. مهلت‌های ستاد.
• اگر خانه‌ای از برگه مبهم است، آن را بر اساس حدس تکمیل نکنید و موضوع را از کارشناس خرید همان سازمان بپرسید. شماره‌ی همراه رابطین سازمان‌ها در بانک اطلاعاتی ستاد در دسترس است.

ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟

پرسش‌های رایج

ادیتور اسناد چه فایل‌هایی را می‌پذیرد؟

فایل‌های PDF و تصویر با قالب‌های JPG و PNG.

آیا می‌توان مهر و امضا را هم‌زمان روی همه‌ی صفحه‌ها قرار داد؟

بله. با یک کلیک و به انتخاب شما، روی یک صفحه یا همه‌ی صفحه‌های سند.

آیا ستادیار فایل‌های من را نگهداری می‌کند؟

خیر. اسناد فقط در مرورگر و روی سیستم شما پردازش می‌شوند و پس از پایان جلسه قابل بازیابی نیستند. نسخه‌ی نهایی را دانلود و ذخیره کنید.

آیا پشتیبانی ستادیار به اسناد من دسترسی دارد؟

خیر. محتوای اسناد فقط در اختیار شماست.