استعلام‌ها و مناقصه‌های حوزه‌ی کاری‌تان را هر صبح در ایمیل بگیرید

چرا گزارش ایمیلی؟

پنل محل انجام کار است، اما همه‌ی افرادی که باید از فرصت‌ها مطلع باشند، هر روز وارد پنل نمی‌شوند:

• مدیر فروش یا مدیر بازرگانی که می‌خواهد بداند در هفته‌ی گذشته چند فرصت در حوزه‌ی کاری شرکت منتشر شده است.
• کارشناسی که خارج از دفتر است و صبح‌ها فقط ایمیل خود را روی تلفن همراه بررسی می‌کند.
• همکار فنی یا تأمین‌کننده‌ی همکار که باید درخواست‌های یک حوزه‌ی مشخص را ببیند تا قیمت ارائه کند.
• بایگانی شرکت: گزارش‌های اکسل روزانه، سابقه‌ای کامل از فرصت‌های حوزه‌ی کاری شما ایجاد می‌کنند.

تنظیم گزارش

1. پروفایل را انتخاب کنید. هر گزارش به یک پروفایل فیلتر متصل است؛ برای مثال، «جرثقیل و بالابر» یا «همه‌ی درخواست‌های استان کرمان». پروفایل‌های فیلتر.
2. زمان‌بندی را تعیین کنید: روزانه، هفتگی یا ماهانه.
3. ایمیل‌های مقصد را وارد کنید: یک یا چند نفر.
4. قالب پیوست را انتخاب کنید: اکسل یا Word.

از آن پس، گزارش طبق همین زمان‌بندی به‌صورت خودکار ارسال می‌شود.

اکسل یا Word؟

• اکسل برای کسی مناسب است که می‌خواهد فهرست را مرتب کند، فیلتر کند، ستون یادداشت اضافه کند یا آن را میان همکاران تقسیم کند.
• Word برای کسی مناسب است که فقط به یک خلاصه‌ی خوانا نیاز دارد؛ برای مثال، مدیری که گزارش هفتگی را در جلسه مرور می‌کند.

نمونه‌هایی از تنظیم گزارش

ردیف آخر جدول، یعنی گزارش درخواست‌های چند سازمان مشخص، زمانی بیشترین نتیجه را دارد که افراد مسئول خرید در همان سازمان‌ها را نیز بشناسید: گزارش نشان می‌دهد آن سازمان چه کالاهایی می‌خرد و بانک اطلاعاتی ستاد شما را به کارشناس خرید آن می‌رساند.

گزارش روزانه را در چه ساعتی دریافت کنیم؟

بیشتر استعلام‌های ستاد در ساعات اداری منتشر می‌شوند. در داده‌های سال ۱۴۰۵، حدود ۸۸ درصد استعلام‌های بها بین ساعت ۸ صبح تا ۴ بعدازظهر منتشر شده‌اند. بنابراین گزارشی که در ابتدای صبح ارسال شود، همه‌ی فرصت‌های روز قبل را در بر دارد و کارشناس روز کاری خود را با یک فهرست مرتب آغاز می‌کند. با توجه به اینکه مهلت بیشتر استعلام‌ها بین ۲ تا ۵ روز است، بررسی فرصت‌ها در هر صبح زمان کافی برای آماده‌سازی پاسخ باقی می‌گذارد. روزها و ساعت‌های انتشار استعلام‌ها.

گزارش ایمیلی جایگزین پنل نیست

گزارش ایمیلی برای اطلاع‌رسانی است و کار اصلی در پنل انجام می‌شود:

• ورود به همان آگهی در سامانه ستاد با یک کلیک (توضیح)؛
• انتقال استعلام‌های مهم به فهرست منتخب؛
• صدور پیشنهاد مالی و فنی؛
• تعریف یادآوری پیگیری.

اعلان‌های مربوط به یادآوری‌های نزدیک به موعد و وضعیت اشتراک نیز در پنل نمایش داده می‌شوند.

اشتباه‌های رایج در تنظیم گزارش

1. یک گزارش جامع برای همه: وقتی همه‌ی فرصت‌های همه‌ی پروفایل‌ها در یک ایمیل باشد، هیچ‌کس مسئول بررسی آن نیست. هر گزارش باید مسئول مشخصی داشته باشد.
2. پروفایل بیش از حد گسترده: اگر پروفایل نتایج نامرتبط زیادی داشته باشد، گزارش آن نیز شلوغ می‌شود. ابتدا پروفایل را با کلمه‌های منفی دقیق کنید. پروفایل‌های فیلتر.
3. گزارش هفتگی برای کارشناس: با توجه به مهلت ۲ تا ۵ روزه‌ی بیشتر استعلام‌ها، گزارش هفتگی برای کسی که باید پاسخ دهد دیر است. گزارش هفتگی برای مدیر مناسب است، نه برای کارشناس.
4. فراموش کردن جانشین: هنگام مرخصی کارشناس، ایمیل همکار جانشین را نیز به گزارش‌های او اضافه کنید تا فرصت‌ها بدون مسئول نمانند.

ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟

پرسش‌های رایج

آیا می‌توان استعلام‌ها و مناقصه‌ها را بدون ورود به پنل دریافت کرد؟

بله. با گزارش خودکار، فرصت‌های هر پروفایل با زمان‌بندی روزانه، هفتگی یا ماهانه و همراه با پیوست اکسل یا Word به ایمیل‌های تعیین‌شده ارسال می‌شود.

گزارش را به چند ایمیل می‌توان ارسال کرد؟

ایمیل‌های مقصد را خودتان تعیین می‌کنید؛ یک یا چند نفر.

آیا برای هر پروفایل گزارش جداگانه لازم است؟

هر گزارش به یک پروفایل متصل است. اگر برای هر خط محصول یا هر کارشناس پروفایل جداگانه دارید، گزارش‌ها نیز جداگانه و دقیق‌تر خواهند بود.