پیشنهاد فنی استعلام و مناقصه؛ چه بنویسیم که از ارزیابی فنی قبول شویم؟

یکی از رایج‌ترین گلایه‌هایی که از فروشندگان می‌شنویم این است: «کمترین قیمت را ارائه کرده بودیم، اما برنده نشدیم.» در بیشتر این موارد، مشکل در قیمت نبوده، بلکه در پیشنهاد فنی بوده است.

پیشنهاد فنی چیست؟

پیشنهاد فنی فایلی است که مشخصات فنی کالا یا خدمات پیشنهادی را با جزئیات کامل شرح می‌دهد و جدا از پیشنهاد مالی، در بخش اسناد پاسخ در سامانه ستاد بارگذاری می‌شود. قیمت پیشنهادی نباید در این فایل درج شود؛ قیمت فقط در پیشنهاد مالی می‌آید. علت این جدایی ترتیب ارزیابی است: ابتدا پیشنهادهای فنی بازگشایی و بررسی می‌شوند و پیشنهاد مالی فقط برای شرکت‌هایی بررسی می‌شود که پیشنهاد فنی آن‌ها تأیید شده باشد.

در بسیاری از استعلام‌ها و مناقصه‌ها، درج برند پیشنهادی، زمان تحویل، کشور سازنده و مدت گارانتی و خدمات پس از فروش در پیشنهاد فنی الزامی است و نبود هر یک از این موارد ممکن است به رد پیشنهاد فنی منجر شود. این موارد و چند مورد دیگر در ادامه توضیح داده شده‌اند.

چرا پیشنهاد فنی پیش از قیمت بررسی می‌شود؟

سازمان خریدار باید اطمینان پیدا کند کالایی که خریداری می‌کند با نیاز آن مطابقت دارد. به همین دلیل در هر استعلام یا مناقصه معمولاً دو سند ارائه می‌شود: پیشنهاد فنی و پیشنهاد مالی. کمیسیون ابتدا پیشنهادهای فنی را بررسی می‌کند و شرکتی که پیشنهاد فنی آن ناقص یا نامنطبق باشد، حتی با کمترین قیمت نیز از رقابت کنار گذاشته می‌شود.

بنابراین پیشنهاد فنی فقط یک پیوست اداری نیست؛ سندی است که تعیین می‌کند آیا پیشنهاد شما به مرحله‌ی بررسی قیمت می‌رسد یا خیر.

۸ موردی که پیشنهاد فنی باید داشته باشد

۱. مشخصات فنی کامل و دقیق

مشخصات کالا یا خدمات را با جزئیات بنویسید و بند به بند با مشخصاتی که سازمان در درخواست خود اعلام کرده است تطبیق دهید. بر ویژگی‌هایی که کالای شما را از سایر پیشنهادها متمایز می‌کند، یعنی مزیت‌های رقابتی و کیفی، تأکید کنید. کاتالوگ عمومی را به جای پیشنهاد فنی ارسال نکنید.

۲. برند کالای پیشنهادی

برند و مدل کالا را دقیق بنویسید. عبارت‌هایی مانند «مشابه» یا «برند معتبر» کافی نیست.

۳. کشور سازنده

این مورد اغلب نادیده گرفته می‌شود. قانون «حداکثر استفاده از توان تولیدی و خدماتی کشور و حمایت از کالای ایرانی» (مصوب ۱۳۹۸) دو حکم مهم برای خریدهای دولتی دارد:

• ماده‌ی ۱۷: دستگاه‌های دولتی برای تأمین کالاهای مصرفی، مصرفی بادوام و تجهیزات و تأسیسات غیرپروژه‌ای موظف به خرید محصولات داخلی هستند. فهرست این کالاها هر سال از سوی وزارت صنعت، معدن و تجارت اعلام می‌شود.
• بند «ب» ماده‌ی ۵: در طرح‌ها و پروژه‌ها، خرید کالا و خدمات خارجی، چه از بازار داخل و چه از خارج، در صورتی که مشابه داخلی آن با مشخصات ثبت‌شده در سامانه‌ی توانمندی‌های داخلی وجود داشته باشد، ممنوع است. استثناها فقط با تأیید وزیر صنعت، معدن و تجارت یا وزیر جهاد کشاورزی امکان‌پذیر است.

بنابراین وقتی مشابه ایرانی یک کالا تولید می‌شود، پیشنهاد کالای خارجی، حتی با قیمت کمتر، معمولاً پذیرفته نمی‌شود. اگر کالای خارجی پیشنهاد می‌دهید، ابتدا از نبود مشابه داخلی اطمینان پیدا کنید و شرایط آگهی را نیز بررسی کنید. اگر کالای شما ایرانی است، این موضوع را به‌روشنی بنویسید.

۴. زمان تحویل

زمان تحویل را با عدد مشخص کنید؛ برای مثال: «۱۵ روز کاری پس از ابلاغ سفارش». عبارت‌هایی مانند «در اسرع وقت» برای کمیسیون قابل ارزیابی نیست.

۵. گارانتی و خدمات پس از فروش

مدت گارانتی، محل ارائه‌ی خدمات و زمان پاسخ‌گویی را بنویسید. برای بسیاری از سازمان‌ها، به‌ویژه در شهرستان‌ها، ارائه‌ی خدمات پس از فروش در محل امتیاز مهمی است.

۶. تأییدیه‌های فنی و آزمایشگاهی

فهرست گواهی‌ها، استانداردها و تأییدیه‌های آزمایشگاهی کالا را ذکر کنید و تصویر آن‌ها را پیوست کنید.

۷. سوابق و رزومه‌ی فروش

فهرست سازمان‌های بزرگی را که پیش‌تر همین کالا یا خدمات را به آن‌ها ارائه کرده‌اید، ضمیمه کنید. سابقه‌ی فروش موفق به یک سازمان مشابه، ریسک خرید را از دید کمیسیون کاهش می‌دهد.

اگر هنوز سابقه‌ی فروش به سازمان‌های بزرگ ندارید، از خریداران ثابت حوزه‌ی کاری خود شروع کنید. در داشبورد تحلیل بازار ستاد گروه کالای خود را انتخاب کنید و ۲۰ سازمان خریدار اول هر استان را ببینید؛ سپس در بانک اطلاعاتی ستاد کارشناس خرید و کارپرداز همان سازمان‌ها را پیدا کنید و برند خود را معرفی کنید. هر فروش موفق به یکی از این سازمان‌ها، سابقه‌ای معتبر برای رزومه‌ی پیشنهاد فنی بعدی است. خریداران ثابت ستاد.

۸. اگر تولیدکننده هستید، آن را اعلام کنید

اگر خود تولیدکننده در استعلام شرکت می‌کند، باید این موضوع را به‌صراحت و به‌صورت مکتوب در پیشنهاد فنی اعلام کند. خریداران دولتی، با توجه به قوانین حمایت از تولید، معمولاً ترجیح می‌دهند کالا را مستقیم از تولیدکننده خریداری کنند.

لازم نیست این عبارت و سایر موارد بالا را برای هر استعلام از ابتدا بنویسید. اگر فهرست کالاها را یک بار با مشخصات، برند و کشور سازنده در ستادیار ثبت کنید، پیشنهاد فنی هر استعلام از همان فهرست به‌صورت PDF ساخته می‌شود.

اگر تولیدکننده نیستید

شرکت‌های بازرگانی و پیمانکاران نیز شانس جدی برای برنده شدن دارند، به شرط آنکه مزیت‌های خود را در پیشنهاد بیان کنند. مزیت‌هایی که تولیدکننده معمولاً ندارد:

• استقرار در همان منطقه و نزدیکی به سازمان خریدار؛
• امکان مشاوره و جلسه‌ی حضوری با کارفرما؛
• نصب و اجرا در پروژه؛
• گارانتی و خدمات پس از فروش در محل؛
• تأمین چند قلم کالا از برندهای مختلف در یک سفارش، مطابق نیاز کارفرما؛
• انعطاف بیشتر در شرایط تحویل و هماهنگی.

این مزیت‌ها را در متن پیشنهاد فنی بنویسید و به بیان شفاهی در تماس تلفنی بسنده نکنید. بحث کامل‌تر در مقاله‌ی تولیدکننده یا شرکت بازرگانی؟ آمده است.

اشتباه‌های رایج در پیشنهاد فنی

1. درج قیمت در فایل پیشنهاد فنی؛ قیمت فقط در پیشنهاد مالی می‌آید.
2. ارسال کاتالوگ کلی به جای تطبیق بند به بند با درخواست.
3. درج نکردن کشور سازنده یا برند دقیق.
4. اعلام زمان تحویل مبهم.
5. فراموش کردن مهر و امضای پیشنهاد.
6. ارسال فایل اسکن ناخوانا یا ناقص.
7. ارسال پیشنهاد در دقیقه‌های پایانی مهلت، بدون فرصت بازبینی. چرا پاسخ را به ساعت پایانی موکول نکنیم.

ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟

تهیه‌ی پیشنهاد فنی مناسب کاری تخصصی است؛ ستادیار بخش تکراری آن را انجام می‌دهد تا زمان کافی برای تطبیق دقیق با درخواست باقی بماند:

پرسش‌های رایج

آیا با ارائه‌ی کمترین قیمت حتماً برنده می‌شوم؟

خیر. معمولاً ابتدا پیشنهاد فنی بررسی می‌شود و قیمت فقط برای شرکت‌کنندگانی مقایسه می‌شود که پیشنهاد فنی آن‌ها تأیید شده است. ۷ دلیل برنده نشدن در استعلام.

آیا قیمت را در پیشنهاد فنی بنویسم؟

خیر. پیشنهاد فنی فقط مشخصات فنی، برند، کشور سازنده، زمان تحویل و گارانتی را شرح می‌دهد و قیمت فقط در پیشنهاد مالی درج می‌شود. پیشنهادهای فنی پیش از پیشنهادهای مالی بازگشایی و بررسی می‌شوند.

آیا پیشنهاد فنی برای استعلام بها نیز لازم است؟

در بیشتر موارد بله. هنگام پاسخ به استعلام بها یا مناقصه در ستاد، علاوه بر پیشنهاد مالی، پیشنهاد فنی و مدارک فنی مانند کاتالوگ نیز بارگذاری می‌شوند. شرایط هر درخواست را در متن آگهی بررسی کنید.

آیا می‌توان کالای خارجی را به سازمان دولتی فروخت؟

اگر مشابه ایرانی آن تولید نشود، بله. اما در صورت وجود مشابه داخلی، طبق ماده‌ی ۱۷ و بند «ب» ماده‌ی ۵ قانون حداکثر استفاده از توان تولیدی و خدماتی کشور و حمایت از کالای ایرانی، دستگاه‌های دولتی موظف به خرید کالای داخلی هستند، مگر در استثناهایی که وزیر مربوط تأیید کند.