۷ دلیل که در استعلام بهای ستاد برنده نمی‌شوید و راه جبران هر کدام

«کمترین قیمت را ارائه کرده بودیم.» این جمله را بارها شنیده‌ایم و خودمان نیز سال‌ها پیش بارها آن را تکرار کرده‌ایم. اما وقتی پرونده‌ی استعلام‌ها و مناقصه‌هایی را که برنده نشده‌اند یکی‌یکی بررسی کنید، مشخص می‌شود قیمت کمتر از آنچه تصور می‌شود تعیین‌کننده بوده است.

۱. سازمان خریدار برند شما را نمی‌شناسد

شرح مشکل: این یکی از مهم‌ترین دلایلی است که ما خودمان استعلام و مناقصه را از دست داده‌ایم: سازمانی که درخواست خرید را منتشر کرده بود، با برند و کالای ما آشنا نبود. وقتی کمیسیون میان یک برند آشنا و یک نام ناآشنا انتخاب می‌کند، ناآشنا بودن خود یک ریسک تلقی می‌شود، حتی اگر قیمت و مشخصات پیشنهاد شما بهتر باشد.

راه جبران: معرفی برند را پیش از برگزاری استعلام یا مناقصه انجام دهید، نه پس از آن:

• برند و محصول خود را مستقیم به کارشناسان خرید و کارپردازان سازمان‌های هدف معرفی کنید؛ برای مثال، از طریق پیامک یا تماس با رابطین همین سازمان‌ها با استفاده از بانک اطلاعاتی ستاد. کاربردهای این شماره‌ها.
• پیش از ثبت درخواست خرید، با ارائه‌ی مشاوره‌ی فنی در کنار کارشناس خرید باشید. فروش پیش از ثبت نیاز.
• کارشناسان خرید سازمان‌های هدف را به نمایشگاه‌های تخصصی دعوت کنید.
• در پیشنهاد فنی، سوابق فروش به سازمان‌های شناخته‌شده و تأییدیه‌ها را ذکر کنید تا ناآشنایی تا حدی جبران شود.

۲. مهلت پاسخ از دست رفته است

شرح مشکل: مدیریت استعلام‌ها به نحوی که مهلت پاسخ هیچ‌یک سپری نشود، از چالش‌های اصلی فروش در ستاد است؛ به‌ویژه در سامانه خرید که مهلت‌ها کوتاه‌اند: میانگین مهلت پاسخ حدود ۴ روز است و ۷۳ درصد استعلام‌ها ۲ تا ۵ روز مهلت دارند. وقتی هم‌زمان ده‌ها استعلام با مهلت‌های متفاوت در جریان است، بدون مدیریت دقیق برخی از آن‌ها از نظر دور می‌مانند و مهلتشان سپری می‌شود. استعلام‌هایی نیز که با غلط املایی یا اصطلاح دیگری ثبت شده‌اند، دیر یا هرگز دیده نمی‌شوند.

راه جبران: فهرست استعلام‌های باز را همیشه بر اساس مهلت باقی‌مانده مرتب کنید، نه بر اساس تاریخ انتشار، و هر روز کار را از بالای فهرست آغاز کنید. یک فهرست کلیدواژه‌ی کامل نیز تهیه کنید تا استعلام‌ها در همان روز نخست دیده شوند. مهلت‌های ستاد و چرا استعلام‌های مرتبط را پیدا نمی‌کنید.

ستادیار همین کار را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد: استعلام‌های مرتبط بر اساس زمان باقی‌مانده دسته‌بندی می‌شوند و موارد کم‌مهلت در بالای فهرست قرار می‌گیرند. پروفایل‌های فیلتر ستادیار.

۳. پیشنهاد فنی پذیرفته نشده است

شرح مشکل: در بیشتر استعلام‌ها و مناقصه‌ها، کمیسیون معاملات ابتدا پیشنهادهای فنی را بررسی می‌کند و پیشنهاد مالی فقط برای شرکت‌هایی بررسی می‌شود که پیشنهاد فنی آن‌ها تأیید شده است. اگر پیشنهاد فنی ناقص باشد یا بند به بند با مشخصات درخواست مطابقت نداشته باشد، قیمت شما اصلاً بررسی نمی‌شود.

راه جبران: برای هر استعلام پیشنهاد فنی جداگانه تهیه کنید که مشخصات کامل، برند، کشور سازنده، زمان تحویل، گارانتی، تأییدیه‌ها و سوابق فروش را در بر بگیرد. راهنمای تهیه‌ی پیشنهاد فنی.

۴. کالای خارجی پیشنهاد شده است

شرح مشکل: طبق قانون «حداکثر استفاده از توان تولیدی و خدماتی کشور و حمایت از کالای ایرانی» (۱۳۹۸)، دستگاه‌های دولتی برای کالاهای مصرفی، مصرفی بادوام و تجهیزات غیرپروژه‌ای موظف به خرید کالای داخلی هستند (ماده‌ی ۱۷) و در طرح‌ها و پروژه‌ها، خرید کالای خارجی که مشابه داخلی آن در سامانه‌ی توانمندی‌های داخلی ثبت شده باشد، ممنوع است (بند «ب» ماده‌ی ۵). بنابراین پیشنهاد کالای خارجی، حتی با قیمت کمتر، معمولاً کنار گذاشته می‌شود.

راه جبران: پیش از ارائه‌ی قیمت، بررسی کنید آیا کالا تولید داخلی دارد یا خیر. اگر کالای شما ایرانی است، کشور سازنده را صریح ذکر کنید و اگر تولیدکننده هستید، این موضوع را نیز به‌صورت مکتوب اعلام کنید. تولیدکننده یا شرکت بازرگانی؟

۵. ارزش افزوده در قیمت منظور شده است

شرح مشکل: پیشنهادهای مالی در ستاد بدون ارزش افزوده ارائه می‌شوند و ارزش افزوده پس از تأیید سفارش، در صورتحساب محاسبه می‌شود. اگر شما آن را در قیمت منظور کرده باشید و رقیبتان نه، قیمت شما بی‌دلیل بالاتر دیده می‌شود.

راه جبران: قیمت درج‌شده در سامانه را فقط بهای کالا یا خدمات قرار دهید، مگر آنکه اسناد آگهی صراحتاً روش دیگری تعیین کرده باشد. پیشنهاد مالی.

۶. برگه‌ی استعلام سازمان تکمیل نشده است

شرح مشکل: برخی سازمان‌ها برگه‌ی داخلی استعلام بهای خود را بارگذاری می‌کنند و از فروشنده می‌خواهند آن را تکمیل و مهر و امضا کند. پیشنهادی که این برگه را نداشته باشد، ناقص تلقی می‌شود.

راه جبران: پیوست‌های هر استعلام را به‌طور کامل بررسی کنید تا مشخص شود سازمان چه اسنادی خواسته است. این برگه را می‌توان بدون چاپ و اسکن تکمیل و مهر و امضا کرد. ادیتور اسناد.

۷. پاسخ در دقیقه‌های پایانی ثبت شده است

شرح مشکل: سامانه ستاد گاهی به‌روزرسانی‌هایی دارد که ممکن است آن را حتی یک روز کامل از دسترس خارج کند. اگر این زمان با ساعت‌های پایانی مهلت شما هم‌زمان شود، پاسخ ثبت نخواهد شد. پس از پایان مهلت نیز امکان شرکت وجود ندارد، مگر آنکه سازمان مهلت را تمدید کند که در بیشتر موارد چنین نمی‌شود.

راه جبران: پاسخ را دست‌کم یک روز پیش از پایان مهلت ثبت کنید.

وقتی دلیل برنده نشدن مشخص نیست

نامطلوب‌ترین حالت این است که دلیل برنده نشدن را ندانید. اگر نتیجه‌ی هر استعلام (برنده، بازنده یا ابطال) را ثبت کنید و نام برنده را نیز در کنار آن بنویسید، پس از چند ماه الگوی مشخصی را خواهید دید: در کدام گروه کالا، کدام سازمان‌ها و کدام استان‌ها بیشتر برنده می‌شوید و در کجا هرگز موفق نبوده‌اید. اگر در یک سازمان به‌طور مستمر برنده نمی‌شوید، احتمالاً دلیل همان مورد نخست است: آن سازمان برند شما را نمی‌شناسد. نحوه‌ی سنجش نرخ برد.

ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟

پرسش‌های رایج

چرا با کمترین قیمت برنده نشدم؟

احتمالاً سازمان با برند شما آشنا نبوده، پیشنهاد فنی شما تأیید نشده، اسناد خواسته‌شده کامل نبوده یا کالای خارجی پیشنهاد داده‌اید در حالی که مشابه ایرانی وجود داشته است. قیمت فقط برای پیشنهادهایی مقایسه می‌شود که در ارزیابی فنی پذیرفته شده‌اند.

چگونه سازمان‌ها را با برند خود آشنا کنیم؟

پیش از برگزاری استعلام: معرفی مستقیم به کارشناسان خرید و کارپردازان، پیامک هدفمند، دعوت به نمایشگاه و ارائه‌ی مشاوره‌ی فنی پیش از ثبت درخواست خرید. کاربردهای بانک اطلاعاتی.

آیا پس از پایان مهلت می‌توان در استعلام شرکت کرد؟

خیر، مگر آنکه سازمان برگزارکننده مهلت را تمدید کند، که در بیشتر موارد این کار انجام نمی‌شود.