ستادیار چیست و چه کمکی به فروش در سامانه ستاد می‌کند؟

ستادیار حاصل ۱۰ سال تجربه‌ی مستقیم ما در فروش سازمانی و سامانه ستاد است. در این سال‌ها به استعلام‌ها پاسخ داده‌ایم، در مناقصه‌ها شرکت کرده‌ایم، پیشنهادها را پیگیری کرده‌ایم و برای وصول مطالبات با سازمان‌ها مکاتبه کرده‌ایم. ستادیار بر اساس همین کار روزانه طراحی شده است، نه بر اساس یک ایده‌ی نظری.

ستادیار برای چه کسانی طراحی شده است؟

ستادیار برای هر شرکتی مناسب است که بخشی از فروش خود را از استعلام‌ها و مناقصه‌های سامانه ستاد به دست می‌آورد:

• تأمین‌کنندگان و شرکت‌های بازرگانی که هر روز به چندین استعلام بها در سامانه خرید پاسخ می‌دهند.
• پیمانکاران و شرکت‌های پروژه‌محور که مناقصه‌ها را دنبال می‌کنند و برای هر کدام مدارک و پاکات آماده می‌کنند.
• تولیدکنندگانی که می‌خواهند کالای خود را مستقیم به سازمان‌های دولتی بفروشند.
• شرکت‌های خدماتی در حوزه‌هایی مانند نگهداری تأسیسات، نظافت، تغذیه، فناوری اطلاعات و خدمات فنی.

در این شرکت‌ها دو نقش بیشترین استفاده را از ستادیار دارند: کارشناس فروش یا بازرگانی که هر روز باید بداند به کدام استعلام پاسخ دهد و کدام پیشنهاد را پیگیری کند، و مدیر فروش یا مدیر بازرگانی که می‌خواهد همه‌ی فرصت‌ها، پیشنهادها و نتایج را در یک‌جا ببیند.

برای درک حجم این بازار، عددهای سامانه ستاد در سال ۱۴۰۵ (آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵) را ببینید:

بررسی دستی چنین حجمی برای هیچ تیم فروشی امکان‌پذیر نیست. برای اینکه سهم حوزه‌ی کاری خود را از این بازار ببینید، در داشبورد تحلیل بازار ستاد گروه کالا و استان مورد نظر را انتخاب کنید؛ تعداد استعلام‌ها، روند ماهانه و ۲۰ سازمان خریدار اول در همان صفحه نمایش داده می‌شود.

کار روزانه در ستاد بدون ابزار چگونه انجام می‌شود؟

اگر تاکنون خودتان به استعلام‌ها پاسخ داده باشید، این روال برایتان آشناست:

1. صبح وارد سامانه ستاد می‌شوید و کلیدواژه‌های حوزه‌ی کاری خود را یکی‌یکی جست‌وجو می‌کنید.
2. نتایج را یکی‌یکی باز می‌کنید. بسیاری از آن‌ها فقط همان واژه را دارند و به کار شما مربوط نیستند.
3. درخواست‌هایی که با املای دیگری ثبت شده‌اند، در نتایج دیده نمی‌شوند. برای مثال، کسی که «جرثقیل» را جست‌وجو می‌کند، درخواستی را که با عنوان «جرصقیل» ثبت شده است نمی‌بیند.
4. شماره نیاز و مهلت پاسخ را در یک فایل اکسل ثبت می‌کنید که فقط روی رایانه‌ی یک نفر ذخیره شده است.
5. پیشنهاد مالی را در Word تهیه می‌کنید، برگه‌ی استعلام سازمان را چاپ می‌کنید، با دست تکمیل می‌کنید، مهر و امضا می‌کنید، اسکن می‌کنید و دوباره بارگذاری می‌کنید.
6. پیگیری نتیجه به حافظه‌ی همان کارشناس وابسته است.

هر یک از این مراحل به‌تنهایی ممکن است کوچک به نظر برسد، اما مجموع آن‌ها بخش بزرگی از وقت تیم فروش را می‌گیرد و چون به‌صورت دستی انجام می‌شوند، احتمال خطا در آن‌ها زیاد است. ستادیار برای حذف همین کارهای تکراری طراحی شده است.

ستادیار دقیقاً چه کارهایی انجام می‌دهد؟

شناسایی فرصت‌های مرتبط

پروفایل فیلتر را یک بار تعریف می‌کنید و از آن پس ستادیار سامانه خرید و سامانه مناقصه را با همان پروفایل بررسی می‌کند. سه نوع پروفایل در اختیار دارید و تعداد آن‌ها نامحدود است:

• پروفایل کلیدواژه: واژه‌های حوزه‌ی کاری شما، همراه با املاهای اشتباه رایج، اصطلاح‌های محلی، فینگلیش و معادل لاتین. کلمه‌های منفی نیز تعریف می‌شوند تا نتایج نامرتبط حذف شوند.
• پروفایل شهر یا استان: همه‌ی درخواست‌های منطقه‌ای که در آن فعالیت می‌کنید.
• پروفایل سازمان: برای مثال، فقط درخواست‌های شرکت بهره‌برداری نفت و گاز آغاجاری و شهرداری آبادان.

این پروفایل‌ها قابل ترکیب‌اند؛ برای نمونه، کلیدواژه‌های کالای شما فقط در استان‌هایی که در آن‌ها فعالیت دارید. داده‌ها هر ۵ دقیقه یک بار از سامانه ستاد به‌روز می‌شوند و فرصت‌ها بر اساس نزدیک‌ترین مهلت مرتب می‌شوند. جزئیات بیشتر در مقاله‌های پروفایل‌های فیلتر ستادیار و چرا استعلام‌های مرتبط را در ستاد پیدا نمی‌کنید آمده است.

ورود مستقیم به آگهی در سامانه ستاد

جزئیات هر استعلام یا مناقصه را در ستادیار مشاهده می‌کنید و اگر مرتبط بود، با یک کلیک همان آگهی در سامانه ستاد باز می‌شود. نیازی به یادداشت شماره نیاز و جست‌وجوی دوباره‌ی آن در ستاد نیست. این قابلیت روی موبایل نیز کار می‌کند و برای هر دو سامانه در دسترس است. برای مشاهده‌ی آگهی حتی ورود به ستاد لازم نیست؛ فقط برای ثبت پاسخ باید با حساب خود وارد شوید. توضیح کامل این قابلیت.

صدور پیشنهاد مالی و فنی

کالاها و خدمات خود را یک بار با کد، واحد و قیمت در فهرست کالا و خدمات ستادیار ثبت می‌کنید. برای هر استعلام فقط اقلام را انتخاب می‌کنید، هزینه‌های جانبی و توضیحات را می‌افزایید و پیشنهاد را به‌صورت PDF با لوگو، سربرگ، مهر و امضای شرکت دریافت می‌کنید. پیشنهاد فنی نیز به همین شکل صادر می‌شود. درباره‌ی محتوای این دو سند، مقاله‌های پیشنهاد مالی و پیشنهاد فنی را مطالعه کنید.

ادیتور اسناد: مهر و امضا بدون چاپ و اسکن

بسیاری از سازمان‌ها برگه‌ی داخلی استعلام بها را بارگذاری می‌کنند و از فروشنده می‌خواهند آن را تکمیل، مهر و امضا و دوباره بارگذاری کند. در ستادیار همان فایل PDF یا تصویر را وارد می‌کنید، قیمت و متن را تایپ می‌کنید و با یک کلیک مهر و امضای شرکت را روی یک صفحه یا همه‌ی صفحه‌ها قرار می‌دهید. توضیح کامل ادیتور اسناد.

پیگیری، یادآوری و مدیریت مشتریان

هر پیشنهاد به سازمان خریدار و به یک پرونده متصل است و وضعیت آن از «جدید» تا «اعلام برنده، فروش موفق» ثبت می‌شود. یادآوری‌ها تاریخ شمسی، ساعت، اولویت و قابلیت تکرار دارند و نزدیک موعد در اعلان‌های پنل نمایش داده می‌شوند. برای پیگیری نتیجه‌ی استعلام، ارسال نمونه، ضمانت‌نامه و وصول مطالبات نیز الگوهای آماده وجود دارد. فهرست مشتریان فعلی را هم می‌توانید با یک فایل اکسل وارد کنید. چرا اکسل برای این کار کافی نیست.

گزارش خودکار ایمیلی

فرصت‌های هر پروفایل با زمان‌بندی روزانه، هفتگی یا ماهانه به ایمیل‌هایی که تعیین می‌کنید ارسال می‌شود، همراه با پیوست اکسل یا Word. جزئیات گزارش ایمیلی.

تحلیل عملکرد و هوش بازار

قیف فروش شما از فرصت‌های شناسایی‌شده تا پیشنهادهای صادرشده و قراردادهای برنده‌شده نمایش داده می‌شود، همراه با نرخ تبدیل و نرخ برد برای هر سامانه و هر پروفایل. در بخش هوش بازار نیز فعال‌ترین سازمان‌های خریدار، استان‌ها، گروه‌های کالا و روند فصلی حوزه‌ی کاری خود را می‌بینید؛ یعنی تصویر روشنی از اینکه چه سازمانی، در کدام استان، چه کالایی را و در چه فصلی خریداری می‌کند. این گزارش‌ها از همه‌ی درخواست‌های خرید و مناقصه‌های منتشرشده در سامانه ستاد ساخته می‌شوند. نحوه‌ی تحلیل نرخ برد.

کار تیمی

چند نفر از اعضای تیم می‌توانند هم‌زمان با یک حساب کار کنند و تعداد کاربران قابل افزایش است. دستگاه‌هایی که با حساب شما وارد شده‌اند، در بخش مدیریت اشتراک قابل مشاهده و مدیریت هستند.

در کنار پلتفرم: بانک اطلاعاتی ستاد

شناسایی استعلام تنها نیمی از کار است؛ نیم دیگر این است که سازمان خریدار برند شما را بشناسد. ستادیار در کنار پلتفرم، بانک اطلاعاتی ستاد را نیز ارائه می‌کند: فهرست سازمان‌های دولتی فعال در سامانه ستاد، همراه با شماره‌ی همراه رابطین و کارشناسان خرید هر استان. با این اطلاعات می‌توانید پیش از انتشار استعلام برند خود را معرفی کنید، پس از ارسال پیشنهاد پیگیری کنید و پیش از ارائه‌ی قیمت، سابقه‌ی پرداخت سازمان را جویا شوید.

حدود کار ستادیار

برای اینکه انتظار دقیقی از ستادیار داشته باشید، این نکات را در نظر بگیرید:

• ستادیار بخشی از سامانه ستاد یا نماینده‌ی آن نیست؛ ابزاری مستقل است که آگهی‌های منتشرشده در ستاد را برای شما جدا و مرتب می‌کند.
• پاسخ نهایی به استعلام یا ارسال پاکات مناقصه را خودتان در سامانه ستاد و با حساب کاربری خود انجام می‌دهید. ستادیار شما را با یک کلیک به همان آگهی می‌برد و اسناد را آماده می‌کند.
• ستادیار برنده شدن را تضمین نمی‌کند. برنده را کمیسیون معاملات یا مناقصات سازمان تعیین می‌کند. نقش ستادیار آزاد کردن وقت تیم از کارهای تکراری است تا تمرکز آن‌ها بر کیفیت پیشنهاد و دقت پیگیری باشد.
• نتیجه‌ی هر استعلام، از جمله برنده شدن یا ابطال، را خودتان در پرونده ثبت می‌کنید تا گزارش عملکرد بر اساس داده‌های واقعی شرکت شما ساخته شود.

اطلاعات قیمت‌ها و مشتریان کجا نگهداری می‌شود؟

قیمت‌هایی که در پیشنهادها ثبت می‌کنید، از حساس‌ترین اطلاعات رقابتی هر شرکت است. در ستادیار پیشنهادهای مالی، قیمت‌ها و مخاطبین با رمزنگاری AES-256 و با جداسازی اختصاصی داده‌های هر سازمان نگهداری می‌شوند و سرور ستادیار امکان مشاهده‌ی محتوای آن‌ها را ندارد.

اسنادی که در ادیتور اسناد باز می‌کنید نیز فقط در مرورگر و روی سیستم خود شما پردازش می‌شوند. محتوای این اسناد به سرورهای ستادیار ارسال نمی‌شود و پشتیبانی نیز به آن دسترسی ندارد. به همین دلیل، پس از پایان کار، نسخه‌ی نهایی را دانلود و روی سیستم خود ذخیره کنید.

شروع کار با ستادیار

1. در پنل ستادیار ثبت‌نام کنید. دوره‌ی آزمایشی ۱۰ روزه به‌صورت خودکار فعال می‌شود.
2. نخستین پروفایل فیلتر را با کلیدواژه‌های حوزه‌ی کاری خود بسازید و املاهای دیگر و کلمه‌های منفی را نیز اضافه کنید.
3. فرصت‌های امروز ستاد را مرور کنید و یکی از آن‌ها را به فهرست منتخب اضافه کنید.
4. برای همان فرصت پیشنهاد مالی صادر کنید و یک یادآوری پیگیری تعریف کنید.

در پایان دوره‌ی آزمایشی، پنل نشان می‌دهد در همین مدت چند فرصت شناسایی کرده‌اید، چند پیشنهاد صادر کرده‌اید و چند پیگیری تعریف کرده‌اید؛ همه بر اساس داده‌های کار خود شما.

ستادیار این چالش‌ها را چطور حل می‌کند؟

مراحل کار روزانه‌ای که در بالا شرح داده شد، در کنار راه‌حل ستادیار برای هر مرحله:

پرسش‌های رایج

ستادیار چه ارتباطی با سامانه ستاد دارد؟

ستادیار ابزاری مستقل است که فراخوان‌های منتشرشده در سامانه خرید و سامانه مناقصه‌ی ستاد را بر اساس پروفایل‌های شما جدا و دسته‌بندی می‌کند. پاسخ به استعلام همچنان در خود سامانه ستاد انجام می‌شود.

آیا ستادیار فقط برای پیدا کردن استعلام است؟

خیر. شناسایی فرصت گام نخست است. صدور پیشنهاد مالی و فنی، مهر و امضای اسناد، پیگیری و یادآوری، مدیریت مشتریان سازمانی و تحلیل عملکرد نیز در همان پنل انجام می‌شود.

استعلام‌ها چه مدت پس از انتشار در ستاد، در ستادیار دیده می‌شوند؟

داده‌ها هر ۵ دقیقه یک بار از سامانه ستاد به‌روز می‌شوند.

دوره‌ی آزمایشی چه شرایطی دارد؟

پس از ثبت‌نام، اشتراک آزمایشی ۱۰ روزه به‌صورت خودکار فعال می‌شود و در این مدت از همه‌ی امکانات ستادیار استفاده می‌کنید. برای این کار خرید اشتراک یا اقدام دیگری لازم نیست.